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Un ERP con WhatsApp para pymes viene a solucionar, entre otras muchas cosas, la típica situación en la que un cliente contacta con el negocio a través del teléfono de empresa que está a cargo de un empleado, y que por muchos motivos, este puede no atender en ese momento.
Incluso puede que directamente no esté disponible, y de hecho, esta situación es muy común en las pymes españolas todos los días, porque WhatsApp es el canal principal para hablar con clientes, y la mayoría de los equipos comerciales lo usa para captar clientes, así que merece mucho la pena tenerlo integrado en la plataforma de gestión empresarial.
Pero en la mayoría de negocios, las conversaciones están fuera de cualquier sistema de gestión, principalmente en los móviles que se utilizan como teléfono de empresa, los cuales pasan por muchas manos y tienen el problema de que si le pasa algo al dispositivo, se pierde toda la información.
Por eso, en este artículo te explicamos qué es un ERP con WhatsApp, por qué tu pyme lo necesita y cómo puede convertir cada chat en una venta, ya que un ERP configurado para trabajar con clientes potenciales centraliza cada conversación en la ficha del cliente, y la pone a disposición de todo el equipo.
¿Qué es un ERP con WhatsApp y por qué tu pyme necesita uno?
Un ERP con WhatsApp para pymes es un sistema que reúne todas las conversaciones que tu empresa mantiene con sus clientes por este canal dentro de la ficha de cada uno de ellos, junto a sus datos, así que la diferencia con tener simplemente WhatsApp Business instalado en un teléfono es muy grande, porque en esos casos las conversaciones quedan atrapadas en un dispositivo y no forman parte de la información de la empresa.
La verdad es que hay dos formas muy distintas de usar WhatsApp en un negocio, ya que por un lado estaría la aplicación gratuita que todos conocemos, que está instalada en un móvil y no tiene conexión alguna con el resto de herramientas de la empresa, mientras que por otro, está la API oficial de WhatsApp Business, que conecta el número a un sistema central y hace posible que varias personas atiendan desde distintos dispositivos.
Así que la mejor forma de describir qué es un ERP con WhatsApp es la de la unión de dos herramientas que ya usa la empresa por separado, que serían la aplicación de mensajería que sus clientes prefieren y el sistema donde debería quedar guardada toda la información comercial de esos mismos clientes.
Dicha integración conecta el número de WhatsApp Business del negocio con una base de datos que registra automáticamente cada conversación, de tal forma que quien atiende al cliente puede consultar su historial completo.
La razón por la que una pyme necesita esta tecnología es para tener una fuente de información comercial que sin duda ayudará a aumentar las ventas, pero también, porque con los medios digitales que hay disponibles en la actualidad lo más lógico es tenerlo todo centralizado en un ERP con muchas funcionalidades que gestiona la empresa entera.
Los problemas de gestionar WhatsApp para empresas sin un sistema centralizado
Cualquier trabajador que haya llevado la cuenta de WhatsApp de un negocio sabe por experiencia propia que la aplicación funciona de maravilla mientras el volumen de mensajes es bajo, pero en cuanto empiezan a llegar muchas solicitudes, se produce la pérdida de mensajes por la avalancha de notificaciones y por tener otras conversaciones abiertas.
Además, el problema más común de pérdida de información se da en el momento en que la conversación depende de una sola persona, puesto que si quien atiende el móvil está de vacaciones, de baja, o simplemente ha cambiado de puesto, nadie más sabe qué conversación mantuvo el equipo con cada cliente.
Así que usando WhatsApp de esta manera, la información no pertenece realmente a la empresa, y de hecho, en muchas pymes la marcha de un comercial, o de un administrativo, supone la pérdida de muchas oportunidades de venta, que están directamente relacionadas con el vínculo que se crea entre la persona que atiende el teléfono con el cliente.
Por otra parte, a nivel de análisis de datos, hay un alto coste para la empresa al no poder medir nada de lo que ocurre en el principal canal de comunicación del negocio, puesto que sin un ERP de por medio, el empresario no tiene forma de saber cuántas oportunidades de venta llegan realmente por WhatsApp.
También, hay que tener en cuenta que una plataforma que conecte WhatsApp con la base de datos y con el resto de aplicaciones del negocio, es además el método mediante el que se puede aprovechar las ventajas de la inteligencia artificial en las pequeñas empresas en lo que respecta a la comunicación con los clientes.
¿Qué debe tener un ERP con WhatsApp para pymes?
Siendo honestos, a pesar de todo lo que hemos comentado, el hecho de conectar un número de WhatsApp a un sistema no basta para resolver todos los problemas que hemos visto, puesto que la herramienta solo sirve si de verdad clasifica a los clientes y si evita que se escapen oportunidades de venta, así que vamos a repasar qué funcionalidades son las más interesantes en un ERP y, de paso, ver qué ofrecemos en ToolToDo.
Cada chat tiene que quedar vinculado a la persona o empresa con la que se habla, de forma que al abrir su ficha aparezcan juntos el historial de mensajes y el resto de la información del cliente, estando todo concretado en un único lugar, lo que además es bueno para respetar la ley de protección de datos, en caso de que el cliente solicite eliminar parte, o la totalidad de su información.
Pero donde más se nota la diferencia es en la calificación automática de leads con IA, porque la inteligencia artificial de ToolToDo lee cada mensaje que entra, ya sea texto, nota de voz, o un documento PDF, y lo califica con un nivel de interés alto, medio, bajo, o sin interés, añadiendo una nota que explica por qué.
El objetivo es que tengas todo lo que tu empresa necesita en un solo lugar, y por eso hemos creado esta plataforma. De hecho, estamos tan seguros de que una vez que la pruebes, te convencerás de su ventajas y te quedarás con nosotros que tenemos disponible una prueba gratuita para que puedas probarla por ti mismo.
En este artículo nos hemos centrado en la importancia de un ERP con WhatsApp para pymes y seguiremos dándote información sobre todo lo que ofrece ToolToDo, pero si quieres que te atendamos de forma personalizada, contacta con nosotros.
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