Cómo automatizar facturas con la inteligencia artificial

Para poder automatizar facturas con la inteligencia artificial en tu negocio necesitas un buen software de gestión que esté actualizado con el uso de las nuevas tecnologías de la cuarta revolución industrial, porque pronto los sistemas que ya son tradicionales van a quedarse algo obsoletos.

Lo bueno es que un ERP con IA para pymes se puede utilizar en cualquier tipo de empresa, incluso con un bajo presupuesto, porque precisamente la automatización hace que en ToolToDo te podamos ofrecer todas las herramientas que necesita una pyme en un mismo lugar y a un precio económico.

Así que te invitamos a conocer las funcionalidades de una plataforma de gestión completa para pymes con inteligencia artificial, pero en este artículo, nuestro principal objetivo, es que conozcas el significado de automatizar las facturas con un sistema de IA, cómo sería su funcionamiento a nivel práctico, y cuáles son los beneficios que podrás obtener si tomas la decisión de dar el paso e integrar estas herramientas en tu emprendimiento.

¿Qué significa automatizar facturas con inteligencia artificial?

Automatizar facturas con inteligencia artificial quiere decir que el sistema, aparte de capturar los datos de un documento, también los entiende y actúa en consecuencia, puesto que la digitalización tradicional, que es la que llevamos años usando, se queda en el hecho de convertir el papel en un PDF, o en rellenar unos campos con ayuda de una plantilla, algo que ya supone un avance, pero no es automatización inteligente.

Así que la diferencia de verdad, que es algo que se repite mucho en las definiciones técnicas sobre esta tecnología, es la capacidad de comprender el contexto y de actuar sin que haya un humano detrás decidiendo que hay que hacer.

Para entenderlo mejor con un caso concreto, se puede tener en cuenta la situación de cualquier empresa que tiene que gestionar cada mes decenas de facturas de proveedores por correo electrónico. Pues bien, con un sistema tradicional, siempre hay alguien tiene que abrir cada archivo, para después teclear los datos en el programa de contabilidad y archivar el PDF, mientras que con inteligencia artificial, las facturan se introducen en la base de datos y se cotejan con los pedidos, e incluso se registran como gasto directamente a través de un sistema automatizado.

Para lograr esto, la IA en realidad, usa al mismo tiempo varias tecnologías, que son principalmente el procesamiento de lenguaje natural y los algoritmos de aprendizaje automático y el resultado es una mayor capacidad de adaptación del sistema, para que si un proveedor cambia el formato de su factura, el sistema se adapte solo, o si un cliente suele pagar tarde, se programen los recordatorios con antelación.

¿Cómo funciona la IA aplicada a la facturación de una empresa?

El funcionamiento de la inteligencia artificial en lo que respecta a la automatización de la facturación empresarial comenzaría con el análisis que hace el sistema del propio documento, y lo bueno es que no importa que sea una foto hecha con el móvil, un PDF adjunto en un correo, o un archivo XML de una factura electrónica, la IA podrá leerlo sin problema.

De hecho, la IA cuenta con un reconocimiento óptico de caracteres para convertir la imagen en texto, para que después, el procesamiento de lenguaje natural pueda identificar qué parte del texto corresponde al emisor, al receptor, y en general a todos los campos que corresponden a este tipo de documento.

Además, cada factura que el sistema procesa sirve también como entrenamiento para el modelo, el cual después utiliza esta información para ir reconociendo patrones, de tal forma que si un proveedor suele emitir facturas con un formato concreto, el sistema aprende a leerlas más rápido.

Se puede decir entonces que al final, lo que diferencia a un sistema verdaderamente inteligente no es que lea las facturas, es que aprende de ellas y evita que los trabajadores tengan que hacer tareas repetitivas, que es realmente en lo que consiste la automatización administrativa con la inteligencia artificial.

Por ejemplo, en ToolToDo, tenemos un CRM con IA para pymes en el que las facturas ya salen automáticamente con los datos de tu empresa y el de tus clientes, puesto que además, te ofrecemos un sistema de organización en el que puedes ver el estado de tus clientes potenciales y clasificarlos por su interés.

Los beneficios de automatizar facturas con inteligencia artificial

El verdadero cambio de raíz que se tiene como el mejor beneficio a la hora de automatizar facturas con inteligencia artificial está en la reducción de tiempos y de costes, puesto que las empresas que usan esta tecnología reducen el coste por factura en más de la mitad y acortan el ciclo de pago en más de una semana.

A dicho ahorro, hay que añadirle una reducción drástica de los errores que se pueden cometer, y que como es lógico, son normales por la fatiga y las prisas. No hay nada más habitual que un NIF mal tecleado, un IVA mal aplicado, o incluso una factura que se paga dos veces, algo que se puede evitar perfectamente gracias a la automatización con IA.

La IA no se cansa ni se distrae, y si encuentra algo que no cuadra puede mandar una alerta, y además, es la mejor forma de adaptarte fácil y rápido a verifactu, que ya mismo entrará en vigor (o lo estará cuando leas este artículo), y que obliga a que la firma y el encadenamiento de las facturas tienen sean impecables.

De hecho, la propia Agencia Tributaria estima que habrá mucha recaudación por sanciones por errores en la facturación, así que si puedes prepararte para evitarla y de paso aprovechar todas las ventajas de una software de gestión para pymes que usa IA, ¿Por qué no hacerlo?

Quizás lo único que te frene es pensar en el precio, puesto que la transformación digital de las pymes siempre ha llevado consigo un coste, pero la verdad es que en ToolToDo hemos pensado ello, y te garantizamos un servicio económico de gran calidad, así que si quieres que hablemos de tu negocio, contacta con nosotros.