Traer tus datos y llevártelos: importar y exportar sin depender de nadie
Sube el Excel que ya tienes y ToolToDo lo entiende, aunque las columnas se llamen «Teléfono», «Telèfon» o «Phone». Y el día que quieras salir, te llevas todo en CSV con un clic. Sin coste, sin pedir permiso, sin esperar a soporte. Lo que entra, la IA del ERP ya lo puede consultar ese mismo día.
Cambiar de programa asusta por una sola razón: el miedo a perder los datos o a pasar meses metiéndolos a mano. Esto es lo que resuelve.
Estrenas el sistema con tus clientes reales dentro, no con una base vacía. Y sabes que los datos siguen siendo tuyos: la puerta de salida está abierta y es gratis, así que no quedas atrapado por miedo a perderlos.
No pierdes tu cartera. Los contactos que llevas años cuidando en tu Excel entran tal cual, con teléfono, empresa, origen y nivel de interés, y desde el minuto uno los tienes en la lista de clientes potenciales, cada uno en su etapa.
No repicas cientos de fichas. Subes el listado de clientes, el catálogo de productos y los proveedores, y en unos minutos está todo dentro con su NIF y sus precios.
Pregunta a cualquiera que haya cambiado de software de gestión y te contará lo mismo: el programa nuevo estaba bien, pero alguien tuvo que pasar tres semanas copiando fichas de clientes a mano. Entre medias se colaron erratas, se perdieron teléfonos y el equipo acabó harto antes de empezar.
El resultado es que muchos negocios aguantan años con una herramienta que se les ha quedado pequeña, no porque no haya alternativas, sino porque la mudanza da pereza. Y cuando por fin se deciden, descubren la segunda trampa: que sacar sus propios datos del programa viejo cuesta dinero, o directamente no se puede.
Está en Seguridad y Datos, en la pestaña Importaciones y Exportaciones. Los datos van agrupados como en el menú: comercial, proyectos, RRHH, inventario y compras, facturación y comunicación. Cada tarjeta dice cuántos registros tienes ya dentro.
Clientes potenciales, clientes, contactos, interacciones, reuniones, proyectos, tareas, trabajadores, vacaciones, proveedores, almacenes, productos, facturas, presupuestos, albaranes, gastos, servicios, llamadas, correos y conversaciones. Lo que tenías en cuatro Excel distintos entra en una tarde.
Acepta .csv, .xls y .xlsx. En los CSV detecta solo si el separador es la coma o el punto y coma, que es lo que cambia según el programa del que salga el fichero. Tampoco le molesta la marca invisible que añade el Excel al guardar en UTF-8.
Reconoce cada columna por su nombre en castellano, catalán o inglés: «Teléfono», «Telèfon» o «Phone»; «NIF», «CIF» o «tax_id». Si el fichero no trae cabecera, toma las columnas en el orden de la plantilla.
Antes de crear una ficha mira si ya hay alguien con ese mismo NIF en tu empresa. Si está, lo respeta en lugar de crear un duplicado que luego tendrías que fusionar a mano.
Al terminar avisa con un número: cuántos han entrado y cuántos se han omitido por venir sin nombre. Sabes qué revisar hoy, no dentro de tres meses.
Importar o sacar los datos de toda la empresa lo puede hacer el administrador, no cualquiera del equipo. El permiso se comprueba en el servidor, no solo escondiendo el botón.
Es la ayuda que falta en casi todos los programas: una tabla con cada campo, los nombres de columna que acepta y un ejemplo de cómo tiene que ir el dato. Los obligatorios llevan asterisco.
Nombre (obligatorio), teléfono, correo, empresa, origen, estado, interés y notas. El origen puede ser manual, WhatsApp, web, correo o llamada, y el interés, alto, medio o bajo. Así ya entran calificados.
Nombre fiscal, NIF o CIF, correo, teléfono, web, dirección, ciudad, código postal, país y notas. Con el NIF y la dirección bien puestos, la primera factura sale completa sin tocar la ficha.
Nombre, cliente, estado, prioridad, fechas de inicio y fin, presupuesto, porcentaje hecho y descripción. Las tareas llevan su proyecto, prioridad, plazo y horas.
Cliente (obligatorio), nombre, cargo, correo y móvil. Sirve para subir de golpe las personas de contacto que tenías en la agenda del móvil o en el Outlook.
Sube primero un fichero con diez filas. Mira cómo han quedado esas diez fichas, corrige la columna que no haya entrado y luego sube el resto. Tardas cinco minutos más y te ahorras limpiar quinientas fichas mal puestas.
Hay tarjetas que solo tienen el botón de exportar. No es un olvido: son datos que, si se metieran desde una hoja de cálculo, dejarían de ser fiables.
Sale de los fichajes de cada persona. Si se pudiera importar, cualquiera podría rehacer las horas de un mes desde un Excel, y la trazabilidad que pide la ley para el control horario desaparecería. Se exporta entero, nunca se importa.
No es un número que se escribe: sale de las entradas y salidas. Para empezar con el stock real se hace una entrada desde Inventario, y a partir de ahí cada movimiento queda con quién lo hizo y de dónde venía.
Llevan líneas de detalle que una hoja plana no representa bien. Se crean desde Compras, y se pueden exportar cuando quieras.
Se dan de alta uno a uno desde Usuarios, porque cada uno tiene su contraseña y sus permisos. Subir accesos en bloque desde un fichero es la manera más rápida de dejar una puerta abierta.
Se importan las cabeceras: cliente, fechas e importes, sin las líneas. Es lo que necesitas para tener el histórico dentro y ver qué te debe cada cliente. Las facturas nuevas ya se hacen en ToolToDo con sus líneas.
Llegan solas: las llamadas se registran al hacerlas o recibirlas, los correos desde el servidor y los WhatsApp desde su canal. Se exportan para guardarlas o analizarlas fuera.
Da igual que vengas de Excel, de Holded, de A3 o de un programa propio de hace quince años: el camino es este.
Casi todos tienen un botón de exportar a Excel o CSV. Si no lo tiene, una copia del listado de clientes en una hoja de cálculo también sirve.
Abre Formato en la tarjeta que vas a importar y compara las columnas. No hace falta renombrarlas si ya se llaman parecido: «Telèfon» o «Phone» ya los entiende.
Diez filas, Importar, y mira las fichas. El aviso final te dice cuántas han entrado y cuántas se han quedado fuera por venir sin nombre.
Primero clientes y proveedores, luego productos, y al final proyectos e histórico de facturas. Así, cuando entran las facturas, sus clientes ya existen.
La exportación también le sirve a tu asesor. Cada trimestre ToolToDo prepara el fichero que la gestoría importa directamente en A3 o en Sage 50 y ContaPlus, en vez de teclear las facturas una a una.
A3 (a3ASESOR con), Sage 50 y ContaPlus, o una hoja de cálculo en CSV con punto y coma, que es lo que abre bien el Excel en español. El CSV lleva fecha, número, NIF, base, tipo de IVA, cuota y total.
Pones el correo de la gestoría, el día del mes y cada cuánto, y lo envía sin que nadie se acuerde. Si prefieres revisarlo antes, ese día te llega un recordatorio y lo envías tú.
Si en el periodo hay facturas en borrador, avisa antes de descargar: no cuentan en ningún modelo y el IVA saldría por debajo de lo facturado.
Todo lo que tiene que ver con los modelos de Hacienda, el calendario fiscal y el envío a la asesoría está explicado en su página.
En cuanto los datos están dentro, dejan de ser un Excel muerto y pasan a estar al alcance del agente de IA. El mismo día que subes tu cartera puedes preguntar «¿qué clientes no me compran desde hace seis meses?» o «pásame los tres productos con más margen», y contesta sobre tus datos reales, no sobre ejemplos.
Lo mismo vale para el buscador y para el agente de voz: lo que entra por importación queda disponible en las tres vías, sin ningún paso extra de configuración.
Muchos programas facilitan mucho entrar y complican mucho salir. Aquí la exportación en CSV es una función normal del producto, disponible desde el primer día y sin coste.
En una cuenta con varias empresas, cada importación entra solo en la empresa en la que estás trabajando. Los datos no se mezclan nunca entre sociedades.
Un fichero de varios cientos de clientes entra en una sola operación. Lo que con introducción manual serían días de trabajo de alguien del equipo.
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Sí, siempre que el programa te deje sacar un Excel o un CSV, y todos lo hacen. No importamos su base de datos directamente: subes el listado que exporta, y ToolToDo reconoce las columnas por su nombre.
Los clientes que ya existen con el mismo NIF no se duplican. Los clientes potenciales no llevan NIF, así que en ese caso conviene revisar el fichero antes de volver a subirlo.
Se importan las cabeceras: número, cliente, fechas e importes. Para el histórico es suficiente, porque lo que se consulta de una factura antigua es a quién, cuándo y cuánto. Las líneas siguen en el PDF que ya tenías.
Sí. Sale en UTF-8 con la marca que necesita Excel para leer bien los acentos y la ñ, y con punto y coma como separador. Se abre con doble clic, sin pasar por el asistente de importación.
Nada. La exportación es una función normal del producto, está en todos los planes y no hay que pedirla a soporte.
Las importaciones y exportaciones masivas, solo el administrador. Lo que sí puede hacer cualquier persona es descargar sus propios datos personales, que es un derecho del RGPD y está en la misma pantalla.
Sí. Le das el fichero del Drive o del Dropbox, lo lee aunque esté escaneado, decide si es una factura que has recibido o que has emitido y la guarda con sus líneas. Si no tiene claro el cliente o el proveedor, te lo pregunta. Va de una en una: con una carpeta llena, las pasa todas y te dice cuántas ha subido.
Pídenos una demostración, sube tu listado de clientes y mira cómo queda dentro. Si no te convence, te lo llevas en CSV y no has perdido nada.
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