Impuestos y gestoría con IA

Los modelos de Hacienda, rellenados y cuadrados antes de que te los pida la gestoría

Con las facturas y los gastos que ya están en ToolToDo salen los borradores del 303, el 130, el 111, el 347 y siete modelos más, con las casillas rellenadas. Antes te avisa de lo que haría que saliera mal, y el fichero para el programa de tu asesor se envía solo el día que toca. Tu gestoría sigue firmando y presentando: deja de teclear.

Y como es un ERP con inteligencia artificial, le preguntas a la IA cuánto IVA te toca y te da la casilla.

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PARA QUIÉN

Lo que cambia cada trimestre

Para la gerencia

Sabes cuánto IVA vas a pagar antes de que acabe el trimestre, no el día 18 cuando llama la gestoría. Si el número asusta, todavía estás a tiempo de adelantar una compra o de mirar por qué.

Para administración

Se acabó preparar el sobre con las facturas, el Excel de gastos y el correo de «te lo mando todo». El fichero sale del programa y, si quieres, se va solo el día 5.

Para tu asesor

Recibe un fichero que importa directamente en A3 o en Sage, y unos borradores que solo tiene que repasar. Lo que antes era una tarde tecleando facturas pasa a ser un rato de revisión.

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EL PROBLEMA

El día 20 siempre llega antes de lo que parece

Lo que pasa en la mayoría de empresas pequeñas

Las facturas están en el programa, los tickets de gastos en una carpeta y los extractos en el banco. Cada trimestre alguien lo junta todo, lo manda a la gestoría y espera. La gestoría lo teclea, encuentra tres gastos sin NIF y una factura que no cuadra, y pregunta. Para cuando se aclara, quedan dos días para presentar.

El problema casi nunca es el cálculo. Es que los datos llegan tarde y a medias. ToolToDo revisa los datos mientras se van metiendo, durante el trimestre, y cuando llega el día lo que sale ya está completo.

DE UN VISTAZO

Lo que has facturado, lo que has gastado y el IVA que te toca

Eliges el periodo, un trimestre o el año entero, y salen los números que la gestoría te va a pedir. Con su botón para descargar el detalle de cada parte.

Facturas emitidas

Cuántas, la base imponible, el IVA repercutido y el total. Las facturas en borrador no cuentan: hasta que se emiten no existen para Hacienda.

Gastos del periodo

Los gastos con su base y su IVA soportado. Cada lista se descarga en CSV para quien la quiera revisar línea a línea.

El IVA a ingresar

Repercutido menos soportado, y nada más. La pantalla lo dice claro: el IRPF, el impuesto de sociedades y las retenciones van aparte.

El IRPF que te han retenido

Si emites facturas con retención, el total retenido sale en una línea propia. Es dinero que ya has adelantado y que cuenta en otro modelo.

LOS MODELOS

Once modelos de Hacienda, con las casillas rellenadas

No son plantillas vacías. Abres el modelo y salen las casillas con su número, su concepto y su importe, calculadas con lo que hay en ToolToDo. Debajo, lo que conviene repasar antes de presentarlo.

Borrador del modelo 303 del tercer trimestre en ToolToDo con las casillas de base, cuota, IVA deducible y resultado a ingresar — El 303 del tercer trimestre: base al 21 %, cuotas, gastos deducibles y resultado. Al pie avisa de lo que no entra (importaciones, prorrata, recargo de equivalencia) y de las facturas en borrador.

303 y 390

El IVA trimestral y su resumen anual. Es el que presenta casi todo el mundo y el que más cuesta cuadrar cuando los datos llegan tarde.

347

Las operaciones con terceros que pasan de 3.005,06 € al año. ToolToDo suma por cliente y por proveedor; si nadie pasa del límite, te dice que no hay nada que declarar.

130 o 202

El pago a cuenta del autónomo o el pago fraccionado de la sociedad. El 202 pide la cuota del año anterior, que sale del 200: la escribes una vez y el cálculo se rehace solo.

111 y 190

Las retenciones de IRPF que practicas en facturas de profesionales, y su resumen anual. Solo aparecen si has dicho que haces retenciones.

115 y 180

Las retenciones del alquiler de un local de negocio, el 19 % que se retiene al propietario. Aparecen si has marcado que alquilas un local.

349 y 184

Las operaciones con otros países de la Unión Europea, y la atribución de rentas de las comunidades de bienes.

Lo que no hace, dicho claro

No presenta nada en la Agencia Tributaria. Son borradores para que tu asesor, que es quien los firma, los repase y los presente.

El 200, el impuesto de sociedades, no lo prepara: necesita la contabilidad entera del año y no solo las facturas. La pantalla lo lista igualmente en «También te tocan estos» para que sepas que existe y lo hables con tu gestoría.

ANTES DE GENERAR NADA

Te dice qué haría que un modelo saliera mal

Es lo más útil de toda la pantalla. Antes de enseñarte ningún modelo repasa los datos del periodo y avisa de lo que puede dejarlo incompleto, con el modelo al que afecta y un botón para arreglarlo.

Avisos de ToolToDo antes de generar los modelos: gastos sin NIF de proveedor, operaciones con la UE sin clientes europeos y facturas en borrador — Tres avisos de ejemplo: cinco gastos sin NIF de proveedor que no pueden ir al 347, el interruptor de operaciones con la UE sin ningún cliente europeo y tres facturas en borrador.

Clientes y gastos sin NIF

Sin NIF, un cliente no puede ir al 347 ni al 349, y un gasto no se puede agrupar por proveedor. Te dice cuántos son y cuánto suman.

Facturas en borrador

Dentro del periodo y sin emitir. No cuentan en ningún modelo, así que el 303 declararía menos IVA del que has facturado.

Clientes sin país

Si alguno es de otro país de la UE y no lo pone en la ficha, no saldrá en el 349.

Tipos de IVA raros

Facturas con un tipo que no es ninguno de los legales. En el 303 irían a una casilla que no les toca.

Profesionales sin retención

Gastos de servicios o asesoría sin el IRPF retenido apuntado. Si lo llevaban, el 111 saldría corto.

La empresa sin NIF

Parece obvio, pero pasa. Sin el NIF de la empresa no se puede presentar ningún modelo, y te lleva directo a donde se pone.

Con borradores, no deja descargar

Por defecto, si hay facturas en borrador dentro del periodo, el fichero no se descarga hasta que las emites o las sacas del periodo. Se puede descargar igualmente, pero sabiéndolo: la pantalla lo dice antes.

QUÉ MODELOS TE TOCAN

Cuatro preguntas y ya sabe qué tienes que presentar

En Configuración, en la ficha de la empresa, dices qué clase de empresa eres y tres cosas más. Si no lo dices, lo deduce del NIF y de los trabajadores que tienes dados de alta.

Configuración de ToolToDo para indicar el tipo de empresa, si hace retenciones de IRPF, si opera con la UE y si alquila un local — Sociedad, retenciones de IRPF, operaciones con la UE y alquiler de local. De estas cuatro respuestas salen los modelos de la lista.

Autónomo o sociedad

Un autónomo presenta el 130 cada trimestre; una sociedad, el 202 y el 200. También hay comunidades de bienes, cooperativas y asociaciones.

Retenciones de IRPF

Si retienes en nóminas o en facturas de profesionales, te tocan el 111 y el 190.

Clientes o proveedores de la UE

Si compras o vendes a otros países de la Unión Europea, te toca el 349.

Un local alquilado

Si pagas el alquiler de un local de negocio, retienes el 19 % al propietario y te tocan el 115 y el 180.

EL CALENDARIO

Los plazos del año, mes a mes

Arriba salen los modelos de los próximos meses con su fecha límite. Si despliegas el calendario fiscal, ves el año entero y se nota enseguida qué meses vienen cargados.

Calendario fiscal anual de ToolToDo con los vencimientos de los modelos 303, 202, 347, 349 y 390 en cada mes — El calendario fiscal del año: enero, abril, julio y octubre son los meses con más vencimientos.

Las fechas de la AEAT

Si un vencimiento cae en sábado o domingo, pasa al lunes. Los festivos autonómicos no se tienen en cuenta, y la pantalla lo avisa: si presentas el último día, consúltalo.

Un aviso días antes

Eliges con cuántos días de antelación quieres que te avise del vencimiento, con los problemas pendientes de ese modelo. Diez días por defecto; cero, si no quieres avisos.

Normativa revisada

Los modelos y los plazos cambian. La pantalla dice cuándo se repasó la normativa por última vez, la última el 1 de septiembre de 2026.

PARA LA GESTORÍA

El fichero que su programa importa, y el correo que se envía solo

Fichero para el programa de la gestoría en ToolToDo con formato A3, asientos y apuntes — Eliges el programa de la gestoría y descargas el fichero. En el ejemplo, 14 asientos y 43 apuntes para A3.

A3, Sage o una hoja de cálculo

A3 (a3ASESOR con), Sage 50 y ContaPlus, o CSV con punto y coma. El formato lo elige la gestoría: mandarle el que no usa es hacerle teclearlo otra vez.

Subcuentas que no cambian

Se generan solas, y el mismo cliente tiene siempre el mismo número. La gestoría no tiene que volver a enlazar a nadie cada trimestre.

Lo que lleva el CSV

Fecha, número, NIF, base, tipo de IVA, cuota y total. Lo que pide cualquier asesor, en el formato que abre bien el Excel en español.

Configuración del envío automático a la gestoría en ToolToDo: correo, nombre, programa, día del mes, periodicidad, asunto y texto del correo — El envío a la gestoría: a quién, en qué programa, qué día del mes y cada cuánto. El asunto y el texto del correo se pueden cambiar con variables.

El correo es el interruptor

Con el correo de la gestoría vacío no se envía nada ni se avisa de nada. Lo pones y empieza a funcionar.

El día y cada cuánto

El día del mes, del 1 al 28, y si se envía cada mes, cada trimestre o solo cuando tú lo digas. Por defecto el día 5: el 303 se presenta hasta el 20 y quedan dos semanas para corregir.

Solo o con recordatorio

Si activas «Enviarlo solo», se va sin que nadie lo toque. Si no, ese día te llega un recordatorio y lo envías tú después de mirarlo.

Su asunto y su texto

Hay gestorías que piden un código de cliente en el asunto. El texto admite variables: la empresa, el periodo, el nombre de la gestoría, el número de facturas y gastos, el IVA y la fecha.

PASO A PASO

Cómo dejarlo listo en una mañana

1. Dile qué clase de empresa eres

En Configuración, ficha de la empresa: tipo, retenciones, operaciones con la UE y alquiler. Con eso ya sabe qué modelos te tocan.

2. Abre la pestaña Gestoría

Está en Configuración, Facturación. Elige el trimestre que acaba de cerrarse y mira el resumen.

3. Arregla los avisos

Cada aviso lleva su botón: poner el NIF, ver los gastos, emitir los borradores. Cuando no queda ninguno, la pantalla lo dice.

4. Configura el envío

Correo y nombre de la gestoría, su programa, el día y cada cuánto. Pulsa «Enviar una prueba ahora» y pregúntale si le ha llegado bien.

CON LA IA

Y se lo puedes preguntar al Agente IA

«¿Cuánto IVA me toca pagar este trimestre?»

El Agente IA lee el mismo resumen y te contesta con el número, por escrito o por voz. Deja claro lo mismo que la pantalla: es solo el IVA, sin IRPF ni sociedades, y lo tiene que revisar tu asesor.

Si se lo pides, te prepara en la conversación el borrador del 303, del 390 o del 347, y te avisa de los documentos sin NIF que la gestoría no podrá contabilizar.

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PREGUNTAS FRECUENTES

Lo que nos preguntan las gestorías y sus clientes

¿ToolToDo presenta los impuestos?

No. Prepara los borradores con las casillas rellenadas y el fichero para la gestoría. Quien los revisa, los firma y los presenta es tu asesor, igual que ahora.

¿Sustituye a mi gestoría o a un programa de contabilidad?

No lleva la contabilidad completa: no hace asientos de amortizaciones, nóminas ni el cierre del año. Lo que hace es entregarle a tu gestoría las facturas y los gastos ya cuadrados, en el formato de su programa.

¿Qué pasa si mi gestoría no usa A3 ni Sage?

Elige el CSV. Lleva fecha, número, NIF, base, tipo de IVA, cuota y total, que es lo que cualquier programa de contabilidad sabe importar.

¿Puedo recalcular un trimestre antiguo?

Sí. El selector de periodo deja elegir cualquier trimestre o el año entero de este año y de los dos anteriores.

¿Y si corrijo una factura después de enviarlo?

El resumen y los modelos se recalculan con los datos de ese momento. Si ya lo habías enviado, vuelves a enviarlo desde la misma pantalla y tu asesor recibe la versión buena.

¿Tiene que ver con Verifactu?

Son cosas distintas. Verifactu es cómo se registra cada factura cuando se emite; esto es lo que se presenta cada trimestre con todas juntas. Las dos salen de las mismas facturas, así que cuadran entre sí.

¿La inteligencia artificial sabe qué modelos tengo que presentar?

Sí. Con las respuestas que diste al configurar la empresa sabe qué modelos te tocan y cuándo vencen, y te los dice cuando le preguntas por el próximo plazo. Las casillas salen de tus facturas y gastos. Quien firma y presenta sigue siendo tu gestoría.

Enséñaselo a tu gestoría

Te lo enseñamos con un trimestre de ejemplo en una videollamada de media hora. Si quieres, invita a tu asesor: es quien mejor sabe si le ahorra trabajo.

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