La responsabilidad legal es tuya. El trabajo, nuestro
Si guardas datos de personas, la Agencia de Protección de Datos puede pedirte que demuestres tres cosas: quién ha visto cada dato, qué hiciste cuando alguien pidió borrarlo, y cómo lo tienes protegido. Las tres respuestas están dentro del programa. Y la IA del ERP trabaja con esas mismas reglas: lo que hace queda en el registro como si lo hubieras hecho tú.
Si hay una reclamación o una inspección, puedes demostrar qué pasó con cada dato.
Una petición de datos se resuelve escribiendo un correo, no en un mes.
Los salarios y los DNI van cifrados. Ni abriendo el fichero de datos se leen.
El RGPD lleva años en vigor y la mayoría de empresas lo tienen resuelto con un texto en la web y poco más. El día que alguien reclama, o que hay una inspección, la pregunta no es si tienes la política publicada: es si puedes demostrar qué pasó con un dato concreto.
ToolToDo aplica las medidas técnicas que piden la ISO 27001 y el RGPD, y las tienes a mano desde el menú. Va en todos los planes, sin módulo de pago.
Cada cambio en una factura, un cliente o una ficha de personal queda apuntado: quién, cuándo, desde qué dirección y qué valor había antes.
Doble factor con Google Authenticator, 1Password o la que uses. Con códigos de recuperación de un solo uso por si se pierde el teléfono.
Salarios, DNI y números de la Seguridad Social del personal; NIF y cuenta bancaria de clientes. Quien abriera el fichero de datos no leería nada.
Si pide ver sus datos, escribes su correo y te bajas un fichero con todo lo que tienes de él, listo para enviárselo. Antes te dice en cuántas fichas aparece.
Si pide que los borres, ToolToDo anonimiza en vez de destruir: los datos personales desaparecen de todas las fichas a la vez, pero las facturas se quedan con sus importes y su número de serie.
Esto último importa más de lo que parece. Muchas herramientas borran todo y te dejan sin las facturas, y eso es un problema con Hacienda, no una virtud. Es la diferencia entre cumplir con Protección de Datos y meterte en un lío fiscal.
Y el consentimiento queda guardado: el texto exacto que leyó esa persona, la versión de la política, desde dónde y cuándo lo dio. Que es justo la prueba que te van a pedir.
Guardar datos personales para siempre tampoco es legal. El registro de actividad se purga cada semana: los accesos al cabo de un año, los cambios de datos a los tres. Sin que nadie se acuerde.
En Seguridad y Datos: cómo entra cada uno, qué datos tienes de una persona y quién ha tocado qué.
Cada persona puede activarlo, y quien administra puede exigirlo a toda la plantilla: la próxima vez que entren, tendrán que configurarlo.
La ley da un mes para responder a quien pide sus datos. Aquí se busca, se descarga o se borra en un minuto, y lo que la ley obliga a guardar se conserva.
Cada línea del registro tiene «ver el cambio»: el campo, lo que había antes y lo que hay ahora.
Cada noche, base de datos y ficheros. Van cifradas y la clave que las abre no vive en el servidor.
A un servidor de Amazon en España, con noventa días de retención. Si el servidor se pierde, las copias no.
Guardada aparte, para poder restaurar aunque se pierda el acceso a todo lo demás.
Una IA con acceso a los datos de la empresa es una pregunta legítima de cualquier responsable de protección de datos. Esto es lo que contestamos.
Las herramientas del agente se filtran según el usuario que le habla. Un comercial no consigue por el chat lo que no vería entrando por la pantalla.
Lo que la IA crea o cambia pasa por el mismo camino que si lo hicieras tú, así que sale en el registro de actividad con su fecha y su usuario.
La memoria del agente es texto guardado en tu cuenta, separado por empresa. No se reentrena ningún modelo con tus datos.
ToolToDo aplica los controles de la norma ISO/IEC 27001:2022 en el producto. Registro de actividad, doble factor, política de contraseñas, cifrado de lo sensible y copias verificadas.
Lo que no podemos darte es la certificación: es una auditoría que se concede a una organización, no a un programa, y cada empresa se la saca para ella misma.
Lo que sí te damos es la parte que más cuesta y que la mayoría de proveedores no cubre: las medidas técnicas ya implantadas y documentadas. Si algún día te certificas, ese capítulo lo tienes hecho.
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Quien administra la cuenta. Cada persona ve su propia pestaña de acceso.
Sí, las entradas se guardan, pero no se enseñan en la lista salvo que lo pidas con «Ver también las entradas».
Sí, en CSV, con los filtros que tengas puestos.
Los de tu empresa y, dentro de ella, los que puede ver la persona que le habla. Cada herramienta recibe la empresa en la que se ejecuta y no puede salir de ella, y lo que no está en tu plan no existe para el agente.
Todo esto está en Administración a Seguridad y datos, sin pasar por soporte. Si tu asesor legal quiere revisarlo, enséñaselo.
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