Del presupuesto a la factura sin volver a escribir nada
Lo envías, el cliente lo firma con el dedo en el móvil sin registrarse en ningún sitio, y pasa a aceptado solo. Cuando quieras facturarlo, es un clic, y no se puede facturar dos veces. La IA de ToolToDo, un ERP con inteligencia artificial, te lo prepara con las líneas del catálogo si se lo pides escribiendo o por voz.
Sabes cuántos presupuestos cierras y cuánto vale lo que está pendiente de respuesta.
El cliente firma desde el móvil sin registrarse. Se acabó el «imprime, firma y escanea».
Un presupuesto aceptado pasa a factura de un clic, y no se puede facturar dos veces.
Lo mandas y empieza la espera. ¿Lo ha abierto? ¿Se ha perdido en el correo? Y cuando por fin dice que sí, suele ser por teléfono o por WhatsApp, así que no tienes nada firmado, y toca imprimir, firmar, escanear y devolver. La mitad de las veces eso no pasa nunca.
Le envías un enlace. Lo abre en el móvil, firma con el dedo y ya está: sin registrarse, sin imprimir, sin escanear. El presupuesto pasa a aceptado solo y queda el PDF firmado archivado.
Sus datos fiscales, su IRPF y su validez por defecto. Eliges un producto y entra el precio, el IVA y la descripción.
Se guarda el trazo, el nombre, el correo, la fecha y la dirección IP desde la que firmó. Y el PDF firmado queda archivado.
Con tus plantillas de correo y variables, número, cliente, importe, validez, para no escribir el mismo mensaje cada vez.
Cada línea se puede plegar, desplegar y arrastrar para cambiar el orden. En un presupuesto de veinte conceptos, eso es lo que se agradece.
Eliges un producto y entra con su precio y su IVA, o escribes la línea a mano si es algo puntual. El descuento va por línea.
La validez sale puesta a 30 días y la cambias si hace falta. Cuando la fecha pasa, la lista la marca en rojo para que no se te escape.
La pestaña Documentos guarda lo que acompaña al presupuesto: planos, fotos, el pliego del cliente. Todo junto, sin buscar en el correo.
El presupuesto entero con sus líneas y el total, y debajo el recuadro para firmar con el dedo. Sin crear cuenta, sin descargar nada.
Escribe su nombre y su correo, dibuja la firma y pulsa «Firmar y aceptar presupuesto». Si se equivoca, la borra y vuelve a empezar.
El trazo de la firma, el nombre, el correo, la fecha, la hora y la dirección IP desde la que firmó. Con el PDF firmado archivado junto al presupuesto.
En cuanto firma, el presupuesto pasa a aceptado y aparece el botón de convertirlo en factura. Lo ves al abrir la lista, con la marca de firmado.
La firma pone en marcha todo lo que viene detrás.
El presupuesto pasa a aceptado solo en cuanto firma. No hay que entrar a marcarlo.
Aparece el botón de convertir en factura, solo si está aceptado y solo si no se ha facturado ya. El sistema no te deja cobrar dos veces lo mismo.
Y sale un aviso hacia fuera, si lo quieres: a Make, Zapier o n8n. Un presupuesto firmado el domingo por la noche puede abrir el proyecto en tu herramienta de gestión antes de que nadie mire el correo el lunes.
El aviso va firmado criptográficamente, como los de Stripe, para que el otro extremo pueda comprobar que viene de verdad de tu ERP.
Copia las líneas, el IRPF y calcula el vencimiento con las condiciones de pago de ese cliente. Con el número de la serie oficial.
Cada envío queda registrado en el historial del cliente con el número, la fecha y a qué correo fue. Nadie tiene que acordarse.
La tasa de conversión de presupuestos, calculada sobre los aceptados contra el total. Con el valor de lo que hay pendiente de respuesta.
Pidiéndoselo. «Hazme el presupuesto de lo que hablamos con este cliente y envíaselo», lo redacta y lo manda por correo en un solo paso, con la serie oficial y los datos del cliente.
O que te diga qué hacer con uno parado. El agente mira las interacciones de esa persona y te propone el siguiente paso con el texto ya escrito, explicándote por qué lo recomienda.
En los dos casos lo revisas antes de que salga. La IA hace el trabajo de escribir; la decisión sigue siendo tuya.
Un documento no sabe si lo han abierto, no se convierte en factura y no deja rastro de la aceptación. Y cada uno acaba con su plantilla.
Contratar un servicio de firma para presupuestos es pagar dos herramientas y pegarlas a mano. Aquí el enlace sale del propio presupuesto.
Pasar un presupuesto aceptado a factura copiando líneas es donde se cuelan los errores. Aquí es un clic, y el sistema impide repetirlo.
El «sí» del cliente deja de ser una llamada. Pasa a ser un documento con fecha, IP y PDF archivado, que además pone en marcha lo que viene detrás sin que nadie entre a tocar nada.
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el cliente firma con el dedo desde el móvil sin crearse ninguna cuenta
del presupuesto aceptado a la factura, sin volver a teclear nada
es lo que queda archivado con el PDF, que es lo que da valor a la firma
Eliges el cliente y entran sus datos. Añades las líneas desde el catálogo y miras el total con el IVA ya calculado.
Con «Previsualizar» ves el PDF tal como lo recibirá el cliente, con tu logo y tus colores.
Desde la lista, «Enviar para firmar» te da el enlace con un botón para copiarlo. Lo mandas por correo con tu plantilla, por WhatsApp o por donde hables con ese cliente.
Cuando está firmado, «Convertir en factura» copia las líneas y el IRPF. Una vez facturado, el botón desaparece.
Es una firma electrónica simple: queda el trazo, la identidad que declara quien firma, la fecha y la IP, con el PDF archivado. Para aceptar un presupuesto entre empresas es lo habitual; para un contrato que exija firma cualificada hace falta un certificado.
No. Abre el enlace desde el correo o el WhatsApp, firma y ya está.
Cada envío queda anotado en la ficha del cliente con la fecha y el correo al que fue, y el presupuesto cambia de estado en cuanto lo firma.
Al convertir se copian todas las líneas a la factura en borrador, y ahí quitas o cambias lo que no toque antes de emitirla.
La firma digital es un módulo que se activa en la configuración de la empresa. Consulta qué incluye cada plan en planes y precios.
Lo prepara con su PDF y deja escrito el correo para mandarlo, pero el envío espera a que digas que sí. También te avisa de los presupuestos que caducan pronto y, cuando uno está aceptado, lo convierte en factura.
Ábrelo en tu móvil y verás lo que ve tu cliente. Si quieres verlo sobre tu caso, agenda una reunión.
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