Saber si un proyecto gana o pierde dinero
No al acabarlo: mientras se hace. Las horas salen del fichaje de cada persona, el coste se calcula con su sueldo, y lo que se ha trabajado pasa a factura sin recontarlo. Y como ToolToDo es un ERP con inteligencia artificial, le preguntas a la IA cómo va un proyecto y te contesta con las horas y el margen.
Sabes el lunes que un proyecto se está torciendo, no al facturarlo en marzo.
Dicen en qué tarea trabajan al fichar. Sin partes de horas al final del día.
Las horas reales pasan a factura sin recontarlas, y no se pueden cobrar dos veces.
Presupuestas cuarenta horas, se van sesenta y nadie se entera hasta que se factura, si es que alguien lo mira. El problema no es que falten datos: es que las horas están en una hoja, el presupuesto en un correo y el coste de cada persona en la cabeza del gerente.
No las que alguien calculó a ojo a final de mes. Al fichar se dice en qué tarea se trabaja, y esas horas van al proyecto. Y nadie puede imputar más horas de las que ha fichado: la regla está en la base de datos, no en el formulario.
Cada proyecto lleva su importe, su responsable, sus fechas y su cliente. Y el avance se calcula solo según las tareas completadas.
Arrastras una tarjeta de columna y el estado se actualiza, y el porcentaje del proyecto también, sin que nadie lo estime.
Si una tarea abierta pasa del 25% de las horas estimadas, salta el aviso. Antes de que sea tarde, no al facturar.
Resumen, datos, tareas, tareas IA, documentos, horas, notas, indicadores y el Agente IA del proyecto. Sin salir de la ficha.
Las horas salen de lo que cada persona ha imputado a cada tarea, y su coste, del coste por hora de cada trabajador.
Cada tarea dice cuántas horas lleva y cuántas se ha pasado de lo previsto. Se ve dónde se ha ido el margen sin hacer cuentas.
El calendario del mes con las horas de cada día y la lista de personas con sus horas en el proyecto.
La carpeta del cliente y del proyecto, y las tareas IA que solo pueden ver y tocar este proyecto.
El coste se calcula con el sueldo de quien ha trabajado, así que lo que ves es el margen real, no una estimación.
Horas hechas contra presupuestadas y lo que ha costado en euros. De un vistazo sabes cuáles van bien y cuáles se están comiendo el margen.
Estimado contra real, con el porcentaje de desviación. Aprendes dónde presupuestas mal, y eso mejora el siguiente presupuesto.
Cuántas horas ha dedicado cada uno a cada proyecto. No para vigilar a nadie: para saber dónde se va el equipo.
Para saber si un proyecto gana dinero hay que cruzar cinco cosas: el proyecto, sus tareas, los fichajes de quien trabajó, las horas imputadas y el sueldo de cada persona.
Un gestor de proyectos tiene lo primero. Un control horario tiene lo segundo. El sueldo está en otra parte. Juntarlo es una tarde de hojas de cálculo cada mes, y por eso casi nadie lo hace.
Aquí es una pantalla. Y también una pregunta al Agente IA: «¿qué proyectos van por encima del presupuesto?»
Eliges facturar por horas reales y coge las que se han fichado, agrupadas por tarea, con el precio del producto de cada una.
Cada hora facturada queda marcada. No vuelve a salir en la siguiente factura, aunque la hagas otro día u otra persona.
Si prefieres facturar lo pactado en vez de lo trabajado, también: son dos opciones distintas del mismo botón.
Cualquiera que haya facturado por horas conoce las dos pesadillas: cobrar dos veces lo mismo, vergüenza con el cliente, o olvidarse de cobrar un tramo. Aquí el sistema lo impide, y no depende de que nadie lleve la cuenta.
«¿Cómo van los proyectos?», te da el estado de todos, con las tareas vencidas de cada uno y el porcentaje de avance.
«¿Qué proyectos van por encima del presupuesto?», cruza horas, coste y presupuesto y te dice cuáles se están comiendo el margen y por cuánto.
«Crea una tarea para revisar esto el martes», la crea con su responsable y su fecha, en el proyecto que le digas.
Y las tareas que salen de una reunión grabada llegan con nombre y fecha, sacadas de lo que se dijo en voz alta.
Cada proyecto cuelga de su ficha, junto a sus facturas y sus conversaciones. Se ve lo que se le está haciendo sin salir de ahí.
Las horas entran solas desde el control horario. Nadie rellena un parte aparte al final del día.
Los archivos del proyecto quedan enganchados, y la IA lee el contenido de lo que subes.
Tableros hay muchos. Lo que cambia es saber el lunes que un proyecto se está torciendo, no descubrirlo al facturar en marzo.
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Cliente, responsable, quién trabaja en él, fechas y presupuesto. El color sirve para distinguirlo en el tablero y en el calendario.
Con las horas previstas de cada una. Es la referencia con la que se calcula si una tarea se ha pasado.
Desde el fichaje o desde la tarea. Nadie puede imputar más horas de las que ha fichado.
Si el margen baja, lo sabes a mitad de proyecto y no al facturar.
Sí. «Facturar proyecto» pasa a factura las horas imputadas con el precio de cada tarea, o lo presupuestado si el proyecto es a precio cerrado. Lo que ya está facturado no se vuelve a facturar.
Sí. Las tareas del proyecto son las mismas tarjetas del tablero Kanban: mover una tarjeta cambia el estado de la tarea.
Compara el avance, pesado por las horas estimadas de cada tarea, con el tiempo que ha pasado, y las horas fichadas de verdad con las previstas. Con eso te dice qué proyectos van tarde, qué tareas están vencidas y quién del equipo tiene demasiada carga abierta.
Con las horas de una semana ya se ve la diferencia. Si quieres verlo sobre tu forma de trabajar, agenda una reunión.
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