Constructor de tareas IA: automatizas hablando, no programando
Cuentas en una conversación qué quieres que se haga solo. El sistema te hace un par de preguntas cortas, prepara la automatización y tú la revisas antes de activarla. Sin fórmulas, sin diagramas de flujo y sin llamar a un informático. Es la forma de automatizar un ERP con inteligencia artificial sin aprender ninguna herramienta.
Automatizar suele ser cosa de perfiles técnicos. Aquí lo hace quien conoce el proceso, que casi nunca es la misma persona.
Las tareas repetitivas dejan de depender de que alguien se acuerde. Y no necesitas contratar a nadie ni pagar una consultoría para montar cada automatización.
Explicas con tus palabras lo que haces cada lunes y queda automatizado. La persona que mejor conoce el proceso es la que lo automatiza, sin intermediarios.
Dejas de ser el cuello de botella de cada pequeña automatización del equipo, y aun así todo queda dentro del sistema, con sus permisos y su registro.
Todo el mundo tiene identificadas tres o cuatro tareas que se repiten cada semana y que podrían hacerse solas. Casi ninguna llega a automatizarse. Herramientas hay; el problema es que montar la automatización exige entender disparadores, condiciones y conectores, y quien sufre la tarea no suele tener ese perfil.
Así que se abre un ticket, se queda en la cola, y mientras tanto alguien sigue dedicando media hora cada lunes a lo mismo. Al cabo del año son días enteros de trabajo perdidos en algo que la máquina podía hacer.
Le cuentas qué quieres, te pregunta lo justo, y al final te enseña la tarea preparada para que la apruebes.
«Cada lunes quiero un resumen de las facturas que me deben.» No hace falta saber qué herramientas existen ni cómo se llaman por dentro.
Va preguntando de una en una, y corto, hasta tener claro qué debe hacer y cuándo. No te lanza un formulario de veinte campos.
Cuando lo tiene claro te presenta la propuesta: nombre, qué hará exactamente y cuándo se ejecutará. La revisas, la editas si quieres y decides tú si se crea.
A mano, a una hora o desde fuera. Y además, cuando pasa algo dentro del ERP: entra un cliente potencial, vence una factura, alguien pide vacaciones o un artículo se queda sin stock.
La tarea queda guardada y la lanzas con un clic el día que la necesitas. Útil para procesos que no tienen un calendario fijo.
Se ejecuta sola: cada mañana, los lunes, o el día 1 de cada mes. Eliges el día y la hora exacta y te olvidas.
Cada vez que llega un correo nuevo, la tarea se dispara con los datos del mensaje: quién escribe, el asunto, el cuerpo y el cliente si lo reconoce. Sirve para clasificar, registrar o responder sin tocar nada.
La tarea recibe una dirección propia. Cualquier herramienta de fuera puede dispararla, que es la vía habitual para engancharla a Zapier, Make o a tu propia web.
Al elegir la programación de una tarea, además de manual, programada o por webhook, aparecen 104 momentos concretos del ERP. Estos son, agrupados.
Llega o sale un correo, un WhatsApp o un mensaje de Telegram. Entra o termina una llamada. Se califica un contacto. Alguien rellena un formulario web.
Entra un cliente potencial, cambia de etapa, se gana o se pierde, se asigna a alguien o lleva días sin contacto. Se hace, se envía, se acepta, se firma o caduca un presupuesto.
Se hace, se envía o se cobra una factura, entera o en parte. Una vence pronto o vence sin cobrar. Se apunta un gasto, se aprueba, se hace una rectificativa o se genera una recurrente.
Hay un movimiento en el banco o entra un cobro. Se genera una remesa. Se hace una venta en el TPV o se cierra la caja.
Se crea o se termina un proyecto, cambia de estado, pasa del presupuesto, se acerca la entrega o tiene un indicador en rojo. Se crea, se asigna, se comenta o se retrasa una tarea.
Se pone una cita, alguien reserva desde la web, se anula una reserva o falta poco para un evento. Se graba una reunión o se termina de transcribir.
Se envía un pedido al proveedor o llega la mercancía. Hay propuestas de compra nuevas. Un artículo baja del mínimo o se queda sin stock. Un pedido se retrasa.
Alguien ficha la entrada o la salida, o se olvida de fichar la salida. Pide vacaciones, se aprueba o se deniega. Entra alguien nuevo o se pone fecha de baja.
Se abre, se responde o se resuelve un tiquet. Se sube un documento o la IA termina de leerlo. Cambia el precio o el coste de un producto. Llega una reseña de Google. Alguien escanea un código QR. Y si una tarea de IA falla, otra puede avisarte.
Si eliges un proyecto, la tarea solo puede ver y tocar ese proyecto, su cliente y sus tareas, y aparece en la pestaña Tareas IA del proyecto.
Lo que el constructor ha preparado contigo queda escrito aquí, y lo puedes retocar. Un paso que no quieres, se borra; uno nuevo, se añade.
Con esta opción activada, antes de una acción sensible, como enviar un correo, la tarea pide permiso. Recomendado las primeras veces.
Una tarea nueva puede quedarse en borrador hasta que la revises. «Ejecutar ahora» la lanza a mano para probarla sin esperar al disparador.
Cuando la tarea se ejecuta, no imita a alguien pulsando botones. Usa las mismas herramientas internas que el agente de IA: consultar facturas pendientes, crear un presupuesto, ajustar stock, mandar un WhatsApp, escribir en una hoja de cálculo o revisar el rendimiento de una campaña.
Por eso al construirla el asistente ya sabe qué es posible y qué no: tiene delante la lista completa de lo que el sistema sabe hacer en tu empresa, con tu plan y tus permisos. No te propondrá una automatización que luego no pueda ejecutarse.
No hay que dar de alta servicios, pegar claves ni mapear campos entre aplicaciones. La tarea trabaja directamente sobre los datos que ya están dentro.
La tarea se ejecuta dentro de tu empresa y con las herramientas que tu plan incluye. No abre una puerta paralela que se salte los límites.
Ninguna automatización se crea sin que la hayas visto escrita y aprobada. Sabes exactamente qué va a hacer antes de que se ejecute la primera vez.
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Y escribe lo que haces a mano: «cada lunes reviso las facturas vencidas y aviso a quien lleva cada cliente».
Te pregunta de una en una lo que le falta: a qué hora, a quién avisar, por qué canal.
Nombre, instrucción y programación. Si algo no cuadra, se lo dices o lo cambias en la ficha.
«Ejecutar ahora» con la confirmación humana activada. Cuando haga lo que esperas, la dejas trabajar sola.
Las automatizaciones avisan a otra herramienta con un webhook cuando pasa algo. Las tareas IA hacen el trabajo dentro de ToolToDo, con las herramientas del agente: leen, deciden y actúan.
Puede, como una persona nueva. Por eso existe la confirmación humana para las acciones sensibles y la ejecución manual para probarla antes de activarla.
Queda registrado en su detalle de ejecución. Y como «una tarea de IA falla» es uno de los eventos, puedes tener otra tarea que te avise.
Solo si tú lo permites. Si marcas que la tarea necesita confirmación, lo delicado (enviar, borrar, emitir una rectificativa, aprobar un fichaje) se queda pendiente de aprobar hasta que alguien lo vea. Lo que no es delicado, como consultar o preparar un borrador, se hace a su hora.
Pídenos una demostración, cuéntale al constructor esa cosa que repites cada semana y mira la automatización que te propone.
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