Facturar deja de ser la tarde del viernes
Emites, envías y cobras desde el mismo sitio. Los datos del cliente ya están puestos, la numeración es correlativa por obligación legal, y las facturas que no te pagan se reclaman solas. Y como es un ERP con inteligencia artificial, le puedes decir «factura las horas de octubre a Construcciones Vidal» y la deja preparada.
Sabes qué te deben y desde cuándo, con los días reales que tardan en pagarte.
Las facturas se reclaman solas. Se acabó el correo de recordatorio escrito a mano.
Cada trimestre recibe el fichero para su programa, A3 o Sage, y los borradores de los modelos de Hacienda.
Emitir la factura son cinco minutos. Lo que come el tiempo es lo de alrededor: buscar el NIF, calcular el vencimiento, acordarse de enviarla, mirar quién no ha pagado y escribir el correo de recordatorio. Cada mes, con cada cliente.
Eliges el cliente y entran solos su NIF, su forma de pago, su IRPF y el vencimiento calculado con sus días de pago. Eliges un producto y entra el precio, el IVA y la descripción. Lo único que escribes es lo que cambia.
Cada serie lleva su correlativo con bloqueo por transacción: nunca dos facturas con el mismo número, ni un salto. Es requisito legal y aquí no depende de que nadie lo vigile.
Registras un pago a cuenta y la factura queda en parcial con lo que falta. Cuando se completa, pasa a pagada sola.
Las mensuales, trimestrales o anuales se generan cada mañana a las 7:00. Y si lo activas, se envían al cliente sin que nadie haga nada.
Si una factura se cobra en varios pagos, pones cada vencimiento con su importe. Cada plazo se cobra y se remesa por separado.
Periodo facturado, número de pedido, de contrato, de albarán o de expediente, referencia del comprador. Lo que rellenes sale en la factura; el resto no aparece.
Los campos que piden las facturas a organismos públicos están en su propio apartado, para no mezclarlos con las facturas de cada día.
Previsualizar enseña el PDF tal como le llegará al cliente, con el QR de Verifactu si lo tienes activo, y se descarga desde la misma ventana.
Perseguir impagados es el trabajo que todo el mundo pospone. Aquí no hace falta acordarse.
Los avisos salen de la dirección que elijas y quedan en los enviados, para poder seguir la conversación si el cliente contesta.
Por debajo de lo que pongas, 20 € por defecto, no se reclama. Perseguir una factura de 10 € cuesta más que la factura.
Si alguien lleva el cobro, recibe una copia de cada aviso. Sabe a quién se ha reclamado sin preguntar.
Cada mañana a las nueve, el sistema mira las facturas sin cobrar y manda lo que toca. Por defecto, siete, tres y un día antes del vencimiento, y uno, siete, catorce y treinta días después. Los días los cambias tú.
El mensaje se adapta: no dice lo mismo un aviso de cortesía tres días antes que uno de treinta días de retraso.
Solo salen para facturas que tienen vencimiento y correo del cliente, y dejan de salir en cuanto se cobra. Nadie recibe un recordatorio de algo que ya ha pagado.
Cuánto te deben y desde cuándo, por tramos: al corriente, 30, 60, 90 días y más. El informe que te pediría el banco.
No los que pactaste: los que tardan de verdad. Se calcula con la fecha de emisión contra la de pago.
Con Stripe, Redsys, SumUp o Square conectados, mandas un enlace de pago por lo pendiente y la factura se marca cobrada sola cuando entra el dinero. Lo explicamos en cobros con tarjeta.
En Facturación, Estadísticas. Con filtros por periodo y pestañas para facturas, presupuestos, clientes y gastos.
Las facturas que vencen en los próximos siete días, con el cliente y el importe. Es la lista para llamar esta semana.
La posición de caja estimada, lo que entra y sale a 30, 60 y 90 días, y la previsión de seis meses con los ingresos y los gastos pendientes.
Lo que te deben al corriente, a 30, 60, 90 días y más. El informe que te pediría el banco.
Una por tipo de documento, o una por tienda o por actividad. La numeración de cada serie es correlativa y nunca salta.
Transferencia a la cuenta principal, domiciliación a otra. La factura enseña la cuenta que toca según cómo pague ese cliente.
Color principal, tipo de letra, nota bajo la cabecera, pie de página y condiciones de pago. Se cambia una vez y vale para facturas, presupuestos y albaranes.
Se genera el fichero SEPA que entregáis al banco para que cobre las facturas domiciliadas. El banco necesita dos días hábiles para cobrarlo, y la pantalla lo recuerda al lado de la fecha.
Un recibo sin mandato firmado o sin IBAN no se puede domiciliar. Sale aparte, con el motivo y el enlace a la ficha del cliente para arreglarlo.
Cada fichero entregado se guarda con su fecha y su importe. Si el banco lo vuelve a pedir, tiene que ser el mismo, y lo descargas otra vez.
Más sobre el banco, la conciliación y la tesorería en banca y tesorería.
El agente tiene acceso real a la facturación: no te explica dónde está el botón, te da la respuesta o hace el trabajo.
«¿Qué facturas siguen sin cobrar de más de 30 días?» Te las lista con el importe y el cliente, y te ofrece mandar el recordatorio a los tres de golpe.
«Hazle la factura a este cliente de lo que hablamos.» La crea con la serie oficial, las condiciones de pago de ese cliente y el sellado fiscal, por el mismo camino que si la hicieras tú, sin atajos.
«¿Cómo vamos este trimestre?» Cruza facturas y gastos y te da la base repercutida, la soportada y el resultado del IVA.
Y si se ha ido de precio o de fecha, la corriges antes de guardar. Las acciones con consecuencias esperan tu visto bueno.
Una factura emitida no se puede borrar ni cambiar: la ley no lo permite y el sellado fiscal tampoco. Lo que se hace es rectificarla.
Los dos métodos que contempla la norma. Eliges cuál según el caso y el sistema calcula el importe efectivo.
Cada rectificativa lleva la causa que exige la normativa, y queda enlazada con la factura que corrige.
El sistema comprueba antes si esa factura ya tiene rectificativa, y si no se puede te dice por qué.
Un presupuesto aceptado se convierte en factura con un clic, con sus líneas y su IRPF. Y no se puede facturar dos veces: el botón desaparece.
Las horas fichadas e imputadas a un proyecto pasan a factura sin recontarlas, con el precio del producto de cada tarea.
Las notas de entrega se convierten en factura sin volver a teclear las líneas, con filtro de lo entregado y aún no facturado.
Con su número, la fecha y a qué correo fue. Dentro de seis meses, cuando alguien pregunte «¿esto se le llegó a enviar?», la respuesta está ahí, y no depende de que nadie se acuerde.
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Nombre, NIF, dirección, IVA e IRPF por defecto en Configuración, Empresa. Y el diseño del PDF con tu color y tu logo.
Que estén las series que usas, con su prefijo y su número siguiente, y que cada forma de pago tenga su cuenta del banco.
Desde un Excel en Importar y exportar. Con el NIF y los días de pago de cada cliente, la factura se rellena sola.
Una casilla, los días y el importe mínimo. A partir de ahí, lo que vence se reclama sin que nadie se acuerde.
Sí. Cada factura se registra con su huella encadenada a la anterior y lleva el QR de verificación en el PDF. Está explicado en la página de Verifactu.
Sí. En cada serie se pone el número siguiente, así continúas donde lo dejaste en el programa anterior.
No, ni aquí ni en ningún programa que cumpla la ley. Se corrige con una rectificativa, por sustitución o por diferencias, enlazada a la original.
Si lo activas en cada una, sí. Se generan cada mañana a las 7:00 con la frecuencia que marques, mensual, trimestral o anual, y salen hacia el cliente.
Apuntas el pago y la factura queda como pagada a medias, con lo pendiente. No se puede apuntar más de lo que falta.
Prepara la factura en borrador, con el cliente, las líneas y el IVA. Para enviarla por correo, emitir una rectificativa o borrar un borrador te pide un sí antes. Una factura emitida no la puede tocar: igual que tú, solo puede corregirla con una rectificativa.
Sin instalación. Si vienes de otro programa, se pueden importar tus clientes y tus productos.
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