Verifactu en el ERP con IA

Verifactu, sin que tengas que aprender qué es

Desde 2026, todo programa de facturación debe registrar las facturas de forma encadenada e inalterable. En ToolToDo eso ya está puesto: va incluido en todos los planes. Subes el certificado digital de tu empresa, lo pruebas en el entorno de pruebas de la AEAT y, desde ese momento, cada factura que emites se envía sola. Y como ToolToDo es un ERP con inteligencia artificial, le puedes preguntar a la IA si alguna factura no ha llegado a Hacienda.

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Qué cambia para cada uno

Para el gerente

Una obligación legal menos de la que preocuparse. Se deja configurada una vez y después funciona sola.

Para administración

No hace falta entender el reglamento. Una vez activado, se emite la factura como siempre.

Para tu asesor

Cada factura con su huella visible y su QR. Cuando pregunte cómo cumples, le enseñas el PDF.

En una frase

Hacienda quiere poder demostrar que una factura no se ha tocado

El Reglamento RD 1007/2023 obliga a que cada factura quede registrada con una huella digital encadenada a la anterior. Si alguien modifica o borra una factura del medio, la cadena se rompe y se nota. Eso es Verifactu, y es obligatorio.

Lo que tienes que hacer tú: poner el certificado una vez

Subes el certificado digital de la empresa, en .p12 o .pfx, haces una prueba en el entorno de pruebas de la AEAT y activas el envío. A partir de ahí emites la factura como siempre: se sella sola cuando la ves, la descargas o la envías, y el PDF lleva el QR de verificación de la AEAT.

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Huella encadenada

Cada factura se sella con SHA-256 e incluye la huella de la anterior. Modificar una del medio rompe la cadena y es detectable, que es exactamente lo que pide el reglamento.

El QR de la AEAT

En el PDF de cada factura, con la URL oficial de verificación de la Agencia Tributaria. Tu cliente puede comprobarla él mismo.

Y queda blindada

Una vez registrada, el sistema se niega a modificarla o borrarla. El sistema no te deja, porque rompería el encadenamiento.

Listado de facturas de ToolToDo, el ERP con IA, con el estado de cada una y la numeración correlativa que exige Verifactu
La numeración es correlativa y sin huecos, y cada factura anulada se corrige con una rectificativa enlazada, no se borra.
Lo que se protege

Qué queda congelado y qué puedes seguir cambiando

Blindar la factura no significa que no puedas trabajar con ella. Lo que se congela es lo que la ley considera el contenido fiscal.

La diferencia entre el dato fiscal y el resto

Congelado: el número, la fecha, el cliente, la base imponible, el IVA, el IRPF y el total. Y si es una rectificativa, también a qué factura corrige.

Sigue abierto: registrar cobros, marcarla como pagada, añadir notas internas, cambiar el estado de seguimiento. Todo lo que no toca el contenido fiscal.

Es una distinción que importa en el día a día: puedes seguir gestionando el cobro de una factura sellada sin que el sistema te lo impida.

¿Y si te has equivocado?

Se rectifica, que es lo que contempla la norma. Por sustitución o por diferencias, con su motivo obligatorio y enlazada con la factura original. El sistema comprueba antes si esa factura ya tiene rectificativa y, si no se puede, te dice por qué.

Por dentro

Los tres momentos en que se sella

El sello no se genera al guardar la factura, sino cuando sale de tu empresa. Así una factura en borrador no ocupa sitio en la cadena.

Al ver el PDF

Abres la vista previa y, si aún no estaba sellada, se sella en ese momento.

Al descargarla

Igual: el PDF que te bajas ya lleva la huella y el QR de verificación.

Al enviarla por correo

El PDF que recibe tu cliente sale sellado, con el QR para que pueda comprobarlo.

Y el sello no se puede regenerar

Una vez una factura tiene huella, el sistema no la vuelve a calcular aunque se lo pidas. Si se recalculara, se rompería la posición de todas las siguientes en la cadena.

Es una decisión deliberada: la inmutabilidad no sirve de nada si el propio programa puede deshacerla.

Con transparencia

En qué modo trabaja ToolToDo

El reglamento contempla dos formas de cumplir: conservar los registros firmados o enviarlos a la AEAT al emitir cada factura. ToolToDo trabaja en la segunda.

Qué hace ToolToDo hoy, dicho claro

Modo Registro (VERI*FACTU). Cada factura emitida se envía a la AEAT con su huella encadenada a la anterior, y el PDF lleva el QR de verificación. Una tarea revisa cada cinco minutos lo que queda por enviar.

Para activarlo hace falta el certificado digital de la empresa, que se guarda cifrado y no sale del servidor. Primero se prueba en el entorno de pruebas de la AEAT, donde no se envía nada de verdad, y después se pasa a producción.

El modo Conservación lo hemos retirado: exigía firmar cada registro con una firma electrónica XAdES y un certificado cualificado. Mientras el envío no esté activado, ToolToDo no sella ni envía ninguna factura, y la pantalla de configuración lo dice bien claro. En la puesta en marcha lo dejamos funcionando contigo.

LA CONFIGURACIÓN

Una pantalla, y dice en todo momento en qué estado estás

Configuración de Verifactu en ToolToDo con el interruptor de envío a Hacienda, el modo de operación, el entorno de pruebas o producción, la identificación del software y el certificado digital
La configuración en Configuración, Verifactu (AEAT): el interruptor de envío, el modo Registro, el entorno de pruebas o de producción, los datos del software y el certificado. Aquí está apagado y en pruebas, y la pantalla lo avisa.

Un interruptor

«Enviar las facturas a Hacienda». Apagado, ninguna factura se sella ni se envía y los botones de envío no aparecen. Encendido, empieza a funcionar.

Pruebas y producción

En el entorno de pruebas se comprueba que todo va bien sin mandar nada real. Cuando la gestoría da el visto bueno, se cambia a producción.

El certificado, cifrado

El fichero .p12 o .pfx con su contraseña. Se guarda cifrado y nunca sale del servidor.

Lo que te ahorras

El coste de no tenerlo

Sin pagar un extra

Varios competidores lo venden como módulo del plan superior o te obligan a un partner. Aquí está en todos los planes, incluido el de entrada.

No hay que migrar en el último momento

Quien lo deje para cuando apriete tendrá que cambiar de programa con el ejercicio empezado. Si ya facturas aquí, solo falta el certificado.

Y tu asesor lo entiende a la primera

Cada factura lleva su huella visible y su QR. Cuando te pida cómo cumples, le enseñas el PDF.

Lo que de verdad compras aquí es no tener que pensar en ello

Verifactu no da ventaja competitiva: es una obligación. Lo que sí cambia es cuánto tiempo tuyo se lleva cumplirla. Aquí, una mañana para dejarlo configurado.

CON LA IA

La IA sabe qué facturas ha aceptado Hacienda

No hace falta abrir el registro factura por factura. El Agente IA lee el mismo estado que ves en la pantalla de Verifactu.

«¿Hay alguna factura que Hacienda no haya aceptado?»

Te contesta con la lista de las que han fallado y, de cada una, el código de la AEAT y el mensaje de error.

Y al enviarla, la registra

Si le pides que mande una factura por correo y aún no está registrada, primero la registra en Verifactu y después la envía. Antes de enviarla te pide un sí.

Lo sellado no lo toca

La IA tiene las mismas reglas que tú: una factura emitida no se puede borrar ni modificar. Si hay un error, puede emitir la rectificativa, y antes de hacerlo te pide confirmación.

PREGUNTAS FRECUENTES

Sobre Verifactu

¿Qué certificado necesito?

El certificado digital de la empresa, normalmente el mismo que usáis en la sede electrónica de la AEAT, exportado en .p12 o .pfx con su contraseña.

¿Se sellan los borradores?

No. Solo se sellan las facturas emitidas. Un borrador se puede seguir cambiando hasta que lo emites.

¿Y los tickets del mostrador?

También. Cada ticket del TPV se registra como factura simplificada por el mismo circuito.

¿Qué pasa si la AEAT no responde en ese momento?

La factura queda pendiente de envío y la tarea que revisa cada cinco minutos lo vuelve a intentar.

¿La inteligencia artificial puede modificar una factura ya registrada?

No. Una factura sellada no se puede cambiar, tampoco desde el agente. Lo que sí puede hacer la IA es decirte qué facturas han fallado al enviarse y emitir la rectificativa si hace falta, después de que lo confirmes.

Emite una factura y mira el PDF

Te ayudamos a poner el certificado y a emitir la primera factura en el entorno de pruebas de la AEAT, antes de pasar a producción.

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