La responsabilidad legal es tuya. El trabajo, nuestro
Si guardas datos de personas, la Agencia de Protección de Datos puede pedirte que demuestres tres cosas: quién ha visto cada dato, qué hiciste cuando alguien pidió borrarlo, y cómo lo tienes protegido. Las tres respuestas están dentro del programa.
Si hay una reclamación o una inspección, puedes demostrar qué pasó con cada dato.
Una petición de datos se resuelve escribiendo un correo, no en un mes.
Los salarios y los DNI van cifrados. Ni abriendo el fichero de datos se leen.
El RGPD lleva años en vigor y la mayoría de empresas lo tienen resuelto con un texto en la web y poco más. El día que alguien reclama, o que hay una inspección, la pregunta no es si tienes la política publicada: es si puedes demostrar qué pasó con un dato concreto.
ToolToDo aplica las medidas técnicas que piden la ISO 27001 y el RGPD, y las tienes a mano desde el menú. No es un módulo de pago ni un extra del plan caro.
Cada cambio en una factura, un cliente o una ficha de personal queda apuntado: quién, cuándo, desde qué dirección y qué valor había antes.
Doble factor con Google Authenticator, 1Password o la que uses. Con códigos de recuperación de un solo uso por si se pierde el teléfono.
Salarios, DNI y números de la Seguridad Social del personal; NIF y cuenta bancaria de clientes. Quien abriera el fichero de datos no leería nada.
Si pide ver sus datos, escribes su correo y te bajas un fichero con todo lo que tienes de él, listo para enviárselo. Antes te dice en cuántas fichas aparece.
Si pide que los borres, ToolToDo anonimiza en vez de destruir: los datos personales desaparecen de todas las fichas a la vez, pero las facturas se quedan con sus importes y su número de serie.
Esto último importa más de lo que parece. Muchas herramientas borran todo y te dejan sin las facturas — y eso es un problema con Hacienda, no una virtud. Es la diferencia entre cumplir con Protección de Datos y meterte en un lío fiscal.
Y el consentimiento queda guardado: el texto exacto que leyó esa persona, la versión de la política, desde dónde y cuándo lo dio. Que es justo la prueba que te van a pedir.
Guardar datos personales para siempre tampoco es legal. El registro de actividad se purga cada semana: los accesos al cabo de un año, los cambios de datos a los tres. Sin que nadie se acuerde.
Cada noche, base de datos y ficheros. Van cifradas y la clave que las abre no vive en el servidor.
A un servidor de Amazon en España, con noventa días de retención. Si el servidor se pierde, las copias no.
Guardada aparte, para poder restaurar aunque se pierda el acceso a todo lo demás.
ToolToDo aplica los controles de la norma ISO/IEC 27001:2022 en el producto. Registro de actividad, doble factor, política de contraseñas, cifrado de lo sensible y copias verificadas.
Lo que no podemos darte es la certificación: es una auditoría que se concede a una organización, no a un programa, y cada empresa se la saca para ella misma.
Lo que sí te damos es la parte que más cuesta y que la mayoría de proveedores no cubre: las medidas técnicas ya implantadas y documentadas. Si algún día te certificas, ese capítulo lo tienes hecho.
Sigue por aquí: Verifactu · Multiempresa · Portal del cliente · Planes y precios · Configuración · Importar y exportar · Las 76 habilidades
Todo esto está en Administración → Seguridad y datos, sin pasar por soporte. Si tu asesor legal quiere revisarlo, enséñaselo.
