Memoria del agente de IA

La memoria del agente: una IA que sabe cómo va tu negocio esta semana

La mayoría de asistentes empiezan de cero en cada conversación. El de ToolToDo no: guarda quién eres, cómo quieres que te hable, cómo escribe cada persona del equipo y una fotografía de tu negocio que se actualiza sola. Y tú puedes leer esa memoria, corregirla o borrarla cuando quieras. Es la memoria de un ERP con inteligencia artificial, separada por empresa y escrita en texto que cualquiera entiende.

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Lo que gana cada uno

Un asistente que no recuerda nada obliga a repetir el contexto una y otra vez. Aquí el contexto ya está puesto.

Para la gerencia

Preguntas «¿cómo vamos?» y no tienes que explicar qué vendes ni cuántos empleados sois. El agente ya lo sabe y responde con las cifras de tu empresa, no con generalidades.

Para el comercial

No repites en cada chat a qué te dedicas ni cómo llamáis a las cosas en tu sector. Se lo cuentas una vez, queda escrito, y a partir de ahí habla tu idioma.

Para quien lo administra

Ves qué ha memorizado el agente, línea a línea, con fecha y con las veces que lo ha usado. Si hay algo mal aprendido, lo borras.

EL PROBLEMA

El asistente que cada mañana te vuelve a preguntar lo mismo

Por qué la mayoría de asistentes acaban abandonados

La gente prueba un asistente de IA, se lleva una buena impresión el primer día y a las dos semanas deja de usarlo. El motivo casi siempre es el mismo: cansa tener que explicar el contexto cada vez. Que si somos una asesoría, que si a los clientes les llamamos expedientes, que si el trimestre lo cerramos el día 20.

Cuando cada conversación empieza en blanco, el asistente nunca llega a ser útil de verdad. Da respuestas correctas pero genéricas, del tipo que ya encontrarías buscando en internet, en vez de respuestas sobre tu negocio.

CÓMO FUNCIONA

Cinco pestañas, y todo lo que hay en ellas se puede leer y cambiar

Está en Agente IA, en la pantalla de la memoria. Alma, Usuarios, Memoria, Estado y Voz. Cada empresa tiene la suya, separada del resto.

Pestaña Alma de la memoria del Agente IA de ToolToDo con el fichero de identidad del agente: nombre, rol, tono y reglas del ERP
La pestaña Alma: quién es el agente, cómo habla y qué reglas sigue siempre. En el ejemplo se llama Lola y confirma los importes de más de 500 € antes de crear una factura.

El alma: cómo quieres que sea

Un texto en el que defines el nombre, el tono y las normas. Respuestas cortas por voz, tablas por escrito, no enviar un correo sin un «sí, envíalo». Vale para el chat y para la voz a la vez.

Usuarios: quién es quién

Un perfil por persona del equipo: su rol, su idioma y cómo prefiere que le hablen. Lo que un empleado nuevo tardaría semanas en saber de cada compañero.

Cómo escribe cada uno

El agente aprende la manera de escribir de cada persona a partir de lo que ha enviado de verdad, y la usa cuando redacta en su nombre. Lo explicamos más abajo.

Lo que aprende solo

Lo que va saliendo en las conversaciones y conviene recordar, con su fecha y las veces que se ha usado.

La fotografía del negocio

Un resumen de cómo va la empresa que se genera solo a partir de tus datos cada seis horas.

La voz

Cuánto silencio tiene que pasar para que el agente entienda que has terminado de hablar.

CÓMO ESCRIBE CADA UNO

Cuando redacta en tu nombre, suena a ti

Un correo escrito por una IA se nota: es correcto, educado e impersonal. Por eso el agente mira cómo escribe cada persona antes de escribir por ella.

Pestaña de usuarios de la memoria del Agente IA de ToolToDo con el estilo de escritura aprendido de cada persona del equipo
«Cómo escribe cada uno»: para cada persona, de cuántos textos suyos ha aprendido, cuánto escribe por mensaje, si tutea, cómo empieza y los rasgos que repite.

Solo lo que ha escrito esa persona

Correos enviados, sus WhatsApps y las notas de las interacciones. Nunca lo que ha escrito el bot ni el propio agente: aprender de lo que escribe una máquina sería copiar una copia.

Con pocas muestras, no se inventa nada

Necesita al menos cinco textos de más de unas pocas palabras. Si no los tiene, no se inventa un estilo: prefiere no saber cómo escribes que adivinarlo mal.

Lo que aprende

La longitud habitual de los mensajes, si trata de tú o de usted, cómo saluda y cómo se despide, si usa emojis y las frases que repite, como acabar con «¿cuándo te va bien?».

Y se puede volver a aprender

Con el botón «Volver a aprenderlo» el agente repasa los textos más recientes. Útil cuando alguien acaba de entrar en el equipo y ya ha enviado sus primeros correos, o cuando ha cambiado de puesto y escribe de otra manera.

LO QUE APRENDE SOLO

Cada cosa aprendida es una línea, con su fecha y las veces que se ha usado

Pestaña Memoria del Agente IA de ToolToDo con la lista de datos aprendidos en las conversaciones, su fecha, su alcance y las veces que se han usado
La pestaña Memoria: «el usuario consulta las facturas pendientes como primera acción del día», «Jordi Serra prefiere que le llamen de 16 a 17 h». Cada línea dice para quién vale y cuántas veces se ha usado.

Para toda la empresa

Lo que vale para cualquiera que hable con el agente: cómo llamáis a las cosas, qué cliente es delicado, qué proyecto se sigue cada semana.

Personal

Lo que solo tiene sentido para una persona, como que quiere los resúmenes en cinco puntos. Los demás no lo ven en sus conversaciones.

Solo en esta conversación

Lo que sirve mientras dura la charla y no hace falta guardar para siempre.

Se ordena cada noche

A las 00:30 repasa las conversaciones del día y consolida lo que vale la pena recordar. También quita lo repetido, lo que quedó a medias y lo que ha caducado.

Con límite

Guarda hasta 150 entradas, de la más reciente a la más antigua, y las más viejas se borran solas. En cada conversación tiene presentes las 50 últimas.

Y lo borras cuando quieras

Una línea mal aprendida se borra sin tocar el resto. También hay un botón para vaciarlo todo.

LA FOTOGRAFÍA DEL NEGOCIO

Lo que el agente tiene presente cuando responde

Cada seis horas ToolToDo hace un resumen de cómo va la empresa con los datos reales. Así, a «¿cómo vamos?» el agente contesta con tus cifras sin tener que ir a buscarlas.

Pestaña Estado de la memoria del Agente IA de ToolToDo con el resumen del negocio: finanzas, proyectos, embudo comercial, atención al cliente, agenda y clientes en riesgo
El resumen de una empresa de ejemplo: lo cobrado este mes, nueve tareas atrasadas, 18 leads activos por 205.800 €, dos tickets abiertos y nueve clientes sin actividad en más de 90 días.

Finanzas y proyectos

Lo cobrado en el mes, los proyectos activos y las tareas atrasadas, con aviso si hay alguna alerta.

Comercial y soporte

Los leads activos y su valor, los presupuestos abiertos y los tickets de soporte pendientes.

Agenda y riesgo

Lo que hay la semana que viene y los clientes que llevan más de 90 días sin actividad.

Al momento, si lo pides

Si quieres el dato al minuto, pulsa «Actualizar ahora» o dile al agente «Actualiza el estado del negocio».

LA VOZ

Que no te corte mientras piensas

En la pestaña Voz eliges cuánto silencio significa que has terminado de hablar. Rápido, 0,8 segundos, para quien habla directo y breve; estándar, 2 segundos, que equilibra velocidad y naturalidad; o pausado, 5 segundos, para quien hace pausas largas entre frases. También se puede afinar con un valor intermedio. El cambio se aplica la siguiente vez que abres una conversación por voz con el agente de voz.

PASO A PASO

Diez minutos el primer día

1. Escribe el alma

Nombre del agente, tono y tres o cuatro normas que no se salte nunca. Mejor corto: lo que no diga aquí ya lo hace bien por defecto.

2. Rellena los perfiles

Una sección por persona del equipo con su rol y cómo le gusta que le hablen. A quien lleva la facturación no le interesan los mismos detalles que a quien vende.

3. Deja que aprenda

Trabaja normal una semana. Cada noche ordenará lo que ha salido en las conversaciones, y el estilo de escritura se llena con los correos y WhatsApps que vais enviando.

4. Repasa la memoria

Al cabo de unos días abre la pestaña Memoria y borra lo que no te guste. Es la mejor manera de saber qué ha entendido.

CON LA IA

Lo que cambia cuando la IA tiene memoria

La misma pregunta, dos respuestas muy distintas

Sin memoria, preguntas «¿cómo ha ido el mes?» y recibes una lista de cifras sin interpretar. Con memoria, el agente sabe que sois una empresa de servicios, que tu mes fuerte es septiembre y que el cliente grande paga a noventa días, así que la respuesta viene ya matizada con lo que a ti te importa.

Esa misma memoria la comparten el chat, el buscador y el agente de voz. Lo que le enseñas escribiendo lo sabe también cuando le hablas por teléfono, porque el contexto es de la empresa y no de la ventana en la que estés.

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POR QUÉ AQUÍ

Memoria que se ve, se toca y no se comparte

La memoria de tu empresa es solo tuya

Los ficheros de memoria se guardan separados por empresa. Lo que aprende el agente trabajando contigo no acaba nunca en la cuenta de otro cliente.

Escrita en texto legible

Nadie reentrena un modelo a tus espaldas. Son textos que abres, lees y editas desde la propia pantalla, escritos como se lo contarías a una persona.

Se pone al día sin que hagas nada

La fotografía del negocio se regenera sola cada seis horas a partir de tus datos reales, y lo aprendido se ordena cada noche.

PREGUNTAS FRECUENTES

Lo que se pregunta sobre la memoria

¿La memoria de mi empresa se usa para entrenar a la IA?

No. Es texto guardado en tu cuenta, separado por empresa, que el agente lee al empezar cada conversación. No se reentrena ningún modelo con tus datos.

¿Un compañero puede ver lo que el agente sabe de mí?

Lo marcado como personal solo lo usa en tus conversaciones. Quien administra la cuenta sí puede ver la pantalla de memoria entera, para poder corregir lo que esté mal.

¿Qué pasa si aprende algo que no es verdad?

Lo borras de la lista. Y como cada línea dice cuántas veces se ha usado, ves enseguida si es algo que ha estado influyendo en las respuestas.

¿El estilo de escritura sirve también para los WhatsApp?

Sí. Lo usa en todo lo que redacta en nombre de una persona: correos, WhatsApps y respuestas que te propone para revisar antes de enviar.

¿Cada cuánto se actualiza el resumen del negocio?

Cada seis horas solo, y al momento si lo pides con el botón o diciéndoselo al agente.

¿Puedo decirle a la inteligencia artificial que recuerde algo concreto?

Sí. «Recuerda que a Talleres Rius se le factura el día 5» y queda guardado como una línea más de la memoria, con su fecha. Si un día deja de ser verdad, le dices que lo olvide, o lo borras tú desde la pantalla.

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