Telegram con IA

Un bot que atiende a tus clientes y otro para que el equipo fiche

Quien te escribe por Telegram lo atiende un bot que conoce tus servicios, califica su interés y te deja la conversación en su ficha. Y tu equipo ficha desde el mismo móvil, con la cara o la huella si lo exiges. Telegram no cobra por mensaje, así que no hay factura que crezca con las conversaciones. Los dos bots son parte de un ERP con inteligencia artificial: lo que pasa en Telegram llega a la misma ficha que el resto.

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Bandeja de Telegram en ToolToDo con una conversación atendida por el bot, el interés alto marcado y la nota de la IA
La bandeja de Telegram: a la izquierda las conversaciones abiertas, a la derecha la que estás leyendo, con el interés ya calificado y una nota de la IA que resume qué quiere esa persona.
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Lo que gana cada uno

No es un canal más que alguien tenga que vigilar. Entra en la misma bandeja, con las mismas reglas que ya usas en WhatsApp y en el chat de la web.

Para la gerencia

Un canal de atención que no cuesta nada por conversación. Y el fichaje del equipo entra por aquí sin comprar terminales ni tarjetas.

Para el comercial

Cada conversación llega con su nivel de interés. Las de interés alto se convierten en cliente potencial con un botón, con todo lo que se ha hablado ya dentro.

Para quien trabaja fuera

Obra, reparto, visitas, mantenimiento. Se ficha desde el móvil que ya lleva encima, sin instalar nada y sin recordar ninguna contraseña.

LA BANDEJA

Qué ves cuando abres una conversación

La pantalla es la misma que la de WhatsApp a propósito: si tu equipo ya sabe usar una, sabe usar la otra.

El interés, arriba del todo

Alto, medio, bajo o sin interés, al lado del nombre. Lo pone la IA leyendo la conversación y lo puedes cambiar tú con el desplegable si no estás de acuerdo.

Una nota que resume

Debajo del teléfono, dos líneas: qué quiere esa persona y en qué punto está. Quien entra a atender a media conversación no tiene que leérsela entera.

Quién la lleva

«Sin asignar» hasta que alguien la coge. Se puede repartir por persona, marcar con estrella, añadir notas internas o pausar el bot para contestar tú.

Y se puede coger el relevo. Quien quiera contestar en persona coge la conversación o pausa el bot con el botón de la cabecera, y escribe desde la misma bandeja. Quien está al otro lado ve la conversación seguida, sin saltos.

CÓMO SE CONFIGURA EL BOT

Un bot con IA que responde con lo que sabe tu empresa

El bot no se inventa nada: contesta con los documentos y las instrucciones que le das. Todo se ajusta desde una sola ventana.

Configuración del bot de Telegram en ToolToDo: asistente RAG heredado, instrucciones del canal, reserva de citas y calificación de interés
La configuración del bot: activarlo, decidir si contesta o solo califica, de qué asistente aprende y qué instrucciones propias tiene este canal.

Contestar o solo calificar

Con las respuestas automáticas apagadas, el bot lee y califica pero no dice nada. Útil los primeros días, mientras compruebas cómo puntúa antes de dejarle hablar.

Aprende de un asistente

Hereda el conocimiento de uno de tus asistentes RAG: tarifas, condiciones, preguntas frecuentes. Así la web, WhatsApp y Telegram contestan igual.

Instrucciones del canal

Encima de lo que ya sabe, el tono de este canal: «sé breve», «propón siempre una llamada», «no des precios por aquí». Si lo dejas vacío, usa las del asistente.

Reservar citas desde la conversación

Si lo activas, el bot consulta tus horas libres en el calendario y deja la cita reservada sin que nadie intervenga. Desactivado, no habla nunca de horas.

Con tus criterios de interés

Escribes qué cuenta como interés alto para tu negocio, por ejemplo «pide presupuesto o quiere una visita», y el bot puntúa con eso en lugar de con un criterio genérico.

FICHAR POR TELEGRAM

Con la cara o la huella, para que nadie fiche por otro

Es lo que mira la norma: que el registro sea de quien dice ser. El móvil ya trae el lector; solo hay que pedirlo.

Cara o huella

El propio teléfono pide la identificación antes de registrar la entrada. La comprobación la hace el móvil; a ToolToDo solo le llega que ha salido bien.

Con la ubicación

El fichaje guarda dónde se hizo, y se puede exigir que sea dentro del radio de un punto de fichaje. Si el móvil no envía la ubicación, hay un enlace para entrar igualmente.

Y en qué trabaja

Al entrar pregunta en qué proyecto o tarea, como el panel. Y se puede cambiar de tarea sin hacer pausa, así las horas se reparten solas entre los proyectos.

Lo que cambia en la práctica

En una empresa con gente en obra, el fichaje suele ser una hoja que rellena el encargado al final de la semana. Con esto cada persona ficha la suya, identificada y a la hora real, y el informe del mes del control horario sale solo. Si llega una inspección, no hay nada que reconstruir.

PASO A PASO

Cómo se pone en marcha

Se hace en una tarde. Lo único que necesitas de fuera es una cuenta de Telegram para crear el bot.

1. Creas el bot y lo conectas

Se crea desde el propio Telegram con BotFather y se pega el código en Integraciones. A partir de ahí, la foto, el nombre y las descripciones del bot se cambian desde ToolToDo: tus clientes ven tu marca.

2. Le dices qué sabe y cómo habla

Eliges el asistente del que aprende y escribes, si quieres, las instrucciones propias del canal. Recomendamos dejarlo unos días solo calificando antes de activar las respuestas.

3. Conectas el bot del equipo

Es un bot aparte, solo para fichar. Responde únicamente a quien está dado de alta como trabajador, así un cliente nunca ve las opciones del equipo.

4. Decides cuánto exiges al fichar

Solo pulsar, con la ubicación, dentro del radio de un punto de fichaje o con la cara o la huella. Cuanto más se exige, menos se puede discutir el registro después.

TELEGRAM O WHATSAPP

No hay que elegir: los dos van a la misma bandeja

WhatsApp

Lo tiene todo el mundo, así que es el canal de los clientes que no te conocen. Meta cobra por conversación y, pasadas 24 horas sin respuesta, solo se puede escribir con plantillas aprobadas.

Telegram

No cobra por mensaje ni pide plantillas. Va muy bien para el equipo, para clientes con los que ya trabajas y para quien prefiere no dar su número: en Telegram se puede escribir con un nombre de usuario.

El mismo criterio en los dos. Los niveles de interés, los servicios de tu catálogo y las reglas de qué datos hacen falta antes de crear la ficha son los mismos en Telegram, WhatsApp, el correo y la web. Un cliente no vale más ni menos según por dónde haya entrado.

PREGUNTAS FRECUENTES

Sobre Telegram

¿El bot del equipo es el mismo que el de los clientes?

No, son dos bots. El de clientes atiende con IA; el del equipo solo sirve para fichar y contesta únicamente a quien está dado de alta como trabajador. Cada persona lo vincula con un enlace de un solo uso que sale en su ficha.

¿Avisa si alguien se olvida de fichar?

Sí, con dos recordatorios. El de entrada, si tiene turno publicado ese día, ha pasado un cuarto de hora desde la hora de empezar y no ha fichado ni consta de vacaciones o de baja. El de salida, si lleva la jornada abierta una hora más de lo que dura la de la empresa. Cada uno se envía una sola vez y se pueden apagar.

¿Qué pasa si el móvil no envía la ubicación?

Casi siempre es el permiso del teléfono. En el iPhone está en Ajustes, Telegram, Ubicación, «Mientras se usa la app», y el bot lo explica al vincularse. Para entrar siempre queda el botón que abre una página y ficha con la ubicación del navegador.

¿Puedo usar un bot de Telegram que ya tengo?

Sí, pegando su código de BotFather en Integraciones. Pero un bot solo puede estar conectado a un sitio: si ya lo usas con otra herramienta, allí dejará de recibir los mensajes.

¿Cuánto cuesta?

Telegram no cobra por mensaje ni pide plantillas aprobadas. En ToolToDo va incluido a partir del plan Professional.

¿La inteligencia artificial del bot puede contestar a un cliente en mi nombre?

Contesta sola si dejas encendidas las respuestas automáticas, con lo que sabe el asistente que elegiste. Desde el Agente IA también puedes mandar un mensaje a una conversación que ya existe, pero te enseña el texto y espera tu sí antes de enviarlo.