El WhatsApp de la empresa, dentro de la empresa
Deja de estar en el móvil de quien atendió al cliente. Las conversaciones entran en su ficha, la IA las lee y las califica, y lo que hay que enviar sale solo, recordatorios de cita, avisos de pedido, seguimientos. Es el WhatsApp de un ERP con inteligencia artificial, así que la IA contesta con tus precios y tu agenda reales.
La conversación con los clientes deja de vivir en el móvil de alguien. Cuando esa persona se va, se queda.
Lo que entra ya viene calificado. Sabe a qué chat entrar primero sin abrirlos todos.
Fichan escribiendo «entrar» al mismo número de siempre. Sin app y sin recordar nada.
Quien atendió a ese cliente sabe qué se le prometió. Si está de vacaciones, nadie más lo sabe. Y cuando esa persona se va, la conversación se va con ella.
Cada chat queda en la ficha del cliente, junto a sus facturas y sus proyectos. Cualquiera del equipo puede coger la conversación donde se dejó, aunque sea su primer día. Y cuando alguien se va, no se lleva nada.
Conecta con WhatsApp Business API de Meta o con Twilio. Puedes tener varios números, uno para ventas y otro para soporte, y cada uno con su equipo.
El teléfono se cruza con tu base de clientes: la conversación aparece junto a sus facturas, sus presupuestos y sus proyectos.
Texto, plantillas aprobadas por Meta, botones para responder de un toque, imágenes, documentos y notas de voz.
No tienes que abrir todos los chats para saber cuáles importan. La IA los lee según entran y te dice cuáles valen la pena.
Lee lo que sea que envíen. Si es una nota de voz, la transcribe. Si es una foto de un albarán o un PDF, también los lee. No se queda solo con el texto.
Responde con la documentación de tu empresa, no con lo que sabe de internet. Le das tus manuales, tus tarifas o tus condiciones y contesta con eso.
Y le pone un nivel de interés, Alto, Medio, Bajo o Sin Interés, con una nota explicando por qué. «Pide precio y quiere cita» no es lo mismo que «pregunta el horario».
Si supera el listón que tú marcas, crea el cliente potencial solo, con la conversación entera enganchada. El listón lo decides tú: solo los calientes, o también los templados. Así la lista no se llena de gente que nunca va a comprar.
Nadie vuelve a recibir un recordatorio automático de algo que ya ha contestado. Es de esas cosas que no se ven hasta que te pasa lo contrario: perseguir por correo a un cliente que ya te dijo que sí por WhatsApp.
Con «Respuestas automáticas» apagado, el bot lee y califica cada mensaje, pero contesta una persona. Es la forma recomendada de empezar.
Hereda el conocimiento y las instrucciones de un asistente RAG, el mismo que usa la web o el Telegram. Así todos los canales responden igual.
Si en WhatsApp quieres que sea más breve o que proponga siempre una llamada, se lo escribes aquí. Lo que no digas, lo hereda del asistente.
Si lo activas, consulta las horas libres del calendario y reserva la cita desde la conversación. Apagado, no habla nunca de horas.
Cada conversación se asigna a una persona del equipo. El filtro de arriba enseña las tuyas, las de un compañero o las que no tiene nadie.
Los filtros de pendientes y no leídos dicen qué hay que contestar hoy. Las destacadas con estrella, aparte.
Cuando alguien del equipo escribe en una conversación, el bot se pone en pausa y contestas tú. No hablan los dos a la vez.
WhatsApp solo deja escribir libremente durante las 24 horas siguientes al último mensaje del cliente. Pasado ese plazo, se envía una plantilla aprobada por Meta, a una conversación existente o a un número nuevo.
Y nadie tiene que recordar ninguna palabra clave ni marcar ninguna opción.
Escribe «entrar» y queda fichado. También «pausa», «continuar» y «salir», en castellano, catalán o inglés. Y recibe la confirmación con sus horas del día.
El mensaje va al recordatorio de su cita: puede confirmar, cancelar o pedir otra hora, y el sistema le ofrece huecos reales de tu agenda.
Atiende la consulta con la IA, califica el interés y crea la oportunidad si merece la pena.
Un número de WhatsApp por función significa tres números, tres teléfonos y tres personas pendientes. Aquí es uno solo, y el sistema decide qué hacer mirando quién escribe.
El trabajador no tiene que recordar a qué número escribir para fichar. El cliente no tiene que buscar el número de citas. Escriben al mismo sitio de siempre.
A la antelación que marques, con plantilla aprobada. Y con la opción de «el día hábil anterior»: el aviso de la cita del lunes sale el viernes, no el domingo.
Cadencias que mezclan correo y WhatsApp, cada paso con su espera en días y horas. Se paran solas cuando el cliente contesta.
Dejas preparado un mensaje para una fecha y hora y sale solo. Con plantilla aprobada por Meta o texto libre, según el caso.
La app gratuita vive en un móvil, no cruza con tu facturación y no califica nada. Aquí la conversación está donde están los datos del cliente.
Los bots de árbol de opciones cansan al cliente en tres mensajes. Este entiende lo que le dicen, lee notas de voz y responde con tu documentación.
Puedes conectar WhatsApp a otro programa con automatizaciones, pero acabas manteniendo el pegamento. Aquí ya viene pegado, y además tienes los webhooks si quieres montar lo tuyo encima.
El canal por el que hablan tus clientes deja de ser un agujero negro. Lo que se dijo queda, lo que importa se marca, y lo que hay que enviar se envía sin que nadie se acuerde.
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Con WhatsApp Business API de Meta o con Twilio, en Integraciones. Si ya usas el número en la app de WhatsApp Business, te ayudamos a pasarlo.
Un asistente con tus tarifas, tus horarios y tus condiciones. Con eso responde; lo que no sepa, lo deja para una persona.
Con las respuestas automáticas apagadas. Miras cómo califica y, cuando te convence, lo dejas contestar.
Las de recordatorio de cita, aviso de pedido o seguimiento. Meta suele aprobarlas en unas horas, y desde ahí salen solas.
Con la API de WhatsApp Business el número se atiende desde ToolToDo, desde el ordenador o desde el móvil con el navegador. Meta permite en algunos casos mantener también la app; lo miramos contigo al conectarlo.
Lo que cobra Meta, o Twilio si vas por Twilio, por cada conversación. Las respuestas a un cliente que te ha escrito en las últimas 24 horas son las más baratas.
Responde solo con la documentación que le das, y si no sabe algo lo dice. Aun así, el consejo es empezar con las respuestas automáticas apagadas y activarlas cuando veas cómo califica.
Sí. Las transcribe y las califica como cualquier otro mensaje. También lee las fotos y los PDF que te mandan.
Sí. Cada número es una línea con su bandeja y su configuración del bot.
Desde el Agente IA, solo cuando le dices que sí: te enseña el texto y el número antes de enviarlo, igual que con un documento o una imagen. El bot de la bandeja es otra cosa: contesta solo si lo tienes encendido, y lo puedes apagar en una conversación concreta para hablar tú.
Conectar WhatsApp Business lleva unos minutos. Si prefieres que te lo enseñemos sobre tu caso, agenda una reunión.
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