Fichar sin que nadie persiga a nadie
Seis formas de fichar (la pantalla, el escritorio, un QR en la pared, WhatsApp, Telegram o pidiéndoselo al Agente IA) y todas aplican la misma regla. El informe mensual sale con el sello del RD-ley 8/2019, listo para una inspección. Y como es parte de un ERP con inteligencia artificial, le preguntas a la IA quién está trabajando ahora y te lo dice.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservar los fichajes cuatro años a disposición de la Inspección de Trabajo. No tenerlos es una infracción grave: hasta 7.500 € de sanción, por centro de trabajo.
Ni borrando al trabajador. Si das de baja a alguien, sus fichajes siguen ahí: el registro se conserva aunque la persona ya no esté en la empresa.
Si alguien entra y no marca la salida, no se apunta una jornada de catorce horas: se cierra con la jornada de convenio y queda marcado para revisar, no aprobado.
No se pueden pedir más días de los que quedan, ni solapar dos períodos. El saldo se comprueba antes de aceptar la solicitud, no después.
Desde Configuración generas un enlace de solo lectura para la Inspección de Trabajo, los representantes de los trabajadores o la gestoría. Entran sin usuario y sin ver nada más del ERP: ni facturas ni clientes, solo el registro de jornada, que pueden consultar y descargar.
El enlace caduca a los 30 días si no pones otra cosa, se puede limitar a unas fechas o a una sola persona y se desactiva con un clic. Cada vez que alguien lo abre, queda contado.
Ves quién está trabajando ahora mismo y quién está fuera, sin preguntar a nadie.
Fichan por donde les va bien: pantalla, QR o WhatsApp. Y ven su balance de horas.
El informe mensual sale con el sello legal y los espacios de firma. Listo para inspección.
Desde 2019 hay que registrar la jornada de cada persona. La mayoría lo resuelve con una hoja compartida que alguien rellena a final de mes de memoria, o con una app que solo funciona si el trabajador se acuerda de abrirla.
El de oficina, desde su pantalla. El que va a obra, con un QR colgado en la pared. El comercial que está fuera, escribiendo «entrar» por WhatsApp. Y todos con la misma regla: nadie tiene horas distintas según por dónde fichó.
Entrada, pausa, reanudar y salida. Con el contador en marcha y el balance de la semana a la vista.
Lo escanea con el móvil, elige su nombre, pone su PIN y ya está. Sin app y sin sesión. Y si quieres, solo vale si está físicamente dentro del radio.
«Entrar», «pausa», «continuar», «salir», en castellano, catalán o inglés. Recibe la confirmación con las horas del día.
Todo esto se configura una vez y después se aplica igual venga el fichaje de donde venga.
Si la jornada pasa del umbral que marques y nadie ha registrado descanso, el sistema lo descuenta solo. Evita jornadas sin pausa registrada.
A 5, 10, 15 o 30 minutos, si te conviene. Se aplica igual a la entrada que a la salida, venga el fichaje de donde venga.
Umbral diario y semanal. El panel muestra el balance a favor o en contra de cada persona, sin que nadie lo calcule.
El sistema comprueba si esa persona ya tiene un fichaje abierto antes de crear otro, y lo hace en los seis caminos, no solo en el formulario.
Suena a detalle técnico, pero es lo que hace que el informe que enseñas en una inspección cuadre. Una regla que solo vive en la pantalla se salta escribiendo por WhatsApp.
Quién está dentro y desde qué hora, quién está en pausa, quién está de vacaciones o de baja y por qué, y quién no ha fichado. En una pantalla.
Cada fichaje guarda dónde se hizo, y desde la tabla se abre el mapa con un clic. Las coordenadas son de solo lectura: no se pueden manipular.
Una columna dice si ese fichaje vino por GPS, por WhatsApp o si lo metió alguien a mano. Trazabilidad sin tener que preguntar.
Un PDF por trabajador y mes con los días trabajados, las horas netas, las pausas, las extras y el balance, descontando las ausencias aprobadas. Lleva el sello del RD-ley 8/2019 · Art. 34.9 ET y los espacios de firma del trabajador y de la empresa. No hay que montarlo: se imprime.
Montas los turnos del mes arrastrando, y antes de publicarlos el propio cuadrante te dice qué incumple la ley. No después, cuando ya ha pasado.
Si alguien enlaza un turno de noche con uno de mañana, te lo dice con nombre y fecha: «el 08/10 enlaza Noche con Mañana sin ninguna hora entre medias». El artículo 34.3 pide doce.
«Falta gente en el turno de Tarde el 06/10: hay 1 y hacen falta 2.» Lo ves al montar el mes, no el día que nadie abre la tienda.
Mueves turnos, copias la semana anterior y solo cuando está listo le das a publicar. El equipo lo ve cuando tú decides, no mientras lo estás cuadrando.
Lo que cada persona tenía que hacer según su jornada, lo que ha hecho de verdad y la diferencia. Por persona y por equipo, sin que nadie lo cuadre a mano.
Si alguien acumula saldo a favor, lo ves antes de que lo reclame. Y si se compensan con días libres, el descuento sale del mismo sitio.
Hay meses de más y meses de menos. Lo que importa es el acumulado, y aquí está calculado sobre los fichajes reales, no sobre lo que debería haber pasado.
Quien tiene saldo a favor pide las horas desde su pantalla, diciendo qué día y para qué. Quien manda las aprueba o las rechaza con un clic, y el saldo se descuenta solo.
El saldo sale de los fichajes reales, no de lo que alguien apunte. Cuando se aprueba una petición, las horas se descuentan de la bolsa y queda constancia de quién la aprobó.
«Visita médica», «gestiones en el banco», «asuntos propios». Cuando alguien pregunte por qué faltó aquel día, la respuesta está escrita y aprobada.
Si en lugar de compensarlas las pagáis, la bolsa de horas os dice exactamente cuántas debéis a cada persona y de qué periodo.
Da igual por dónde entre el fichaje: aplica el mismo convenio, la misma pausa y el mismo redondeo. Lo que cambia es la comodidad de cada persona.
Con el botón de la propia pantalla, o colgando un código QR en la pared que cada persona escanea al llegar. Los QR se generan desde el programa.
Escribiendo «entrar» al bot. Para quien trabaja fuera, es lo más rápido que hay: no hace falta instalar nada ni recordar ninguna contraseña.
Desde Telegram se puede exigir la cara o la huella del móvil para fichar. Así nadie ficha por otro, que es lo que la norma quiere evitar.
Y se puede cambiar de tarea sin hacer pausa. Quien pasa de un proyecto a otro lo marca sobre la marcha, desde el panel, el escritorio, WhatsApp o Telegram: las horas se reparten solas entre los proyectos sin que nadie tenga que cerrar la jornada y volverla a abrir.
Las solicitudes llegan, se aprueban y descuentan del saldo. Y el calendario de equipo enseña quién falta cada día antes de aceptar la siguiente.
Nadie puede pedir más días de los que le quedan ni solapar dos periodos. Se avisa al pedirlo, no cuando ya está concedido.
Una baja médica lleva su documento colgado de la propia ausencia, no en una carpeta aparte ni en el correo de alguien.
«¿Cuántas horas lleva el equipo esta semana?» o «¿quién tiene horas extra este mes?», el agente consulta los fichajes y te da el resumen por persona o el detalle de un periodo.
Y si tienes activada la imputación por tarea, puede ir más lejos: «¿qué proyectos van por encima de lo presupuestado?» cruza el proyecto, las tareas, los fichajes, las horas imputadas y el sueldo de cada persona.
Con seis programas sueltos eso es una tarde de hojas de cálculo. Aquí es una pregunta.
Al entrar dices en qué tarea trabajas, o lo repartes después desde el panel. Y no puedes imputar más horas de las que has fichado: la regla está en la base de datos.
Las horas reales de un proyecto pasan a factura sin recontarlas, con el precio del producto de cada tarea. Y no se pueden cobrar dos veces.
Las vacaciones aprobadas descuentan horas esperadas del informe y aparecen en el calendario del equipo.
No es fichar: es dejar de perseguir a nadie a final de mes. Las horas están, el informe se imprime, y lo que se ha trabajado en cada proyecto se sabe sin preguntar.
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El informe del mes de cada persona, con el sello del RD-ley 8/2019 y los espacios de firma, o el de toda la empresa en PDF. Si lo piden a distancia, les das el enlace de solo lectura: entran sin usuario y solo ven el registro de jornada.
Sí, mientras no esté aprobado. Uno aprobado queda bloqueado: para cambiarlo hay que reabrirlo y escribir el motivo, que se queda en las notas. Cada fichaje guarda su historial (quién lo cambió, cuándo, qué ponía antes y qué pone ahora), y el trabajador puede pedir una corrección desde el suyo.
Se quedan. La ley obliga a guardarlos cuatro años, así que si esa persona ejerce el derecho de supresión, su nombre se borra y las horas siguen en el registro.
Puede hacerlo, porque a veces hay motivo: una baja que pasa a firmar algo o un permiso de medio día. Pero queda anotado en el fichaje y la jornada se queda pendiente de que alguien la mire, para que no pase desapercibido.
Si lo activas, el QR guarda el fichaje en el móvil y lo envía cuando vuelve la red, con la hora en que se hizo. También apunta cuándo llegó y cuánto iba desajustado el reloj del teléfono, y si pasa del margen que marques, el fichaje queda pendiente de revisar. Se aceptan hasta siete días atrás.
Sí: «fíchame la entrada», «salgo a comer», «ya vuelvo» o «he acabado». Solo ficha por quien le habla; para fichar por otra persona hay que hacer una entrada manual desde la pantalla. Y si la empresa exige fichar dentro del radio de un punto, el agente no ficha.
Sí. Hay un informe del mes por conceptos de nómina: horas ordinarias, extraordinarias, nocturnas (de 22:00 a 06:00), festivos trabajados, vacaciones, bajas y otras ausencias. Y si prefieres que lo consulte ella, el enlace de solo lectura también sirve para la gestoría.
Te enseña el cuadrante de un periodo con lo que no cuadra, y si se lo pides pone un turno a una persona para un día o para varios («pon a María de tarde toda la semana»). Los trabajadores no lo ven hasta que se publica, y después cada uno le puede preguntar qué turno le toca mañana.
Se configura en unos minutos. Si tienes obra, tienda o gente fuera, cuéntanoslo y lo vemos sobre tu caso.
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