Una foto del tique y ya está contabilizado
Subes la factura del proveedor y la IA rellena el emisor, el NIF, la base, la fecha y hasta el tipo de IVA. Y te avisa si ese proveedor te ha subido el precio o si esa factura ya la habías metido. Es lo que pasa cuando el gasto entra en un ERP con inteligencia artificial y no en una carpeta.
Te enteras de que un proveedor lleva tres subidas seguidas, antes de firmar la siguiente.
Se acabó teclear datos de un PDF. Una foto y el gasto está contabilizado.
El pedido se convierte en gasto cuando llega la factura, sin reescribir nada.
Los gastos no son difíciles: son muchos y pequeños. Un tique de gasolina, una factura de suministros, la cuota del software. Cada uno son dos minutos de teclear datos de un PDF, y al mes son horas que nadie tiene.
Haces la foto o subes el archivo y, sin pulsar nada más, entran el proveedor, su NIF, el número de documento, la base imponible, la fecha y el concepto. El tipo de IVA lo calcula dividiendo la cuota entre la base, así que funciona igual con el 4%, el 10% o el 21%.
Facturas en PDF, fotos de tiques y capturas. No hace falta que estén perfectas ni escaneadas de frente.
Suministros, viajes, materiales, servicios profesionales, alquiler… y las que tú añadas. Después las estadísticas dicen en qué se va el dinero.
Un gasto se puede imputar a un proyecto, y entra en el cálculo de lo que ha costado de verdad.
Nadie compara la factura de este mes con las de los seis anteriores. El sistema sí.
Compara cada línea con la media de las últimas facturas de ese proveedor. A partir de un 20% te avisa, y en rojo si pasa del 50%.
Mismo proveedor y mismo número de factura en los últimos tres meses. Antes de pagarla dos veces.
Calcula la desviación de los últimos gastos de esa categoría y avisa si este se sale mucho de lo normal.
Desde la propia factura abres un gráfico de cómo ha ido cambiando el precio unitario de ese concepto con ese proveedor a lo largo del tiempo.
Con un análisis de la IA en tres frases: si hay subidas y de cuánto, si han sido graduales o de golpe, y una recomendación concreta, negociar, buscar alternativa o que es asumible.
Es la conversación que tendrías con tu proveedor si tuvieras los números delante. Ahora los tienes.
Qué has pedido, a quién, cuándo llega y qué ha llegado ya. Con control de lo recibido parcialmente.
Cuando llega la factura, conviertes el pedido en gasto sin reescribir nada: proveedor, líneas e importes ya están.
NIF, IBAN, forma de pago y mandato SEPA, y el histórico de todo lo que le has comprado.
Cada gasto se compara con el anterior del mismo proveedor y concepto. Una subida grande se ve sin abrir nada.
Borrador, enviada, recibida en parte o recibida. Lo que llega entra en el almacén y el pedido queda listo para pasarlo a gasto.
El contador «Sin gasto» dice cuántos pedidos recibidos faltan por pasar a gastos. Así ninguna compra se queda fuera del IVA del trimestre.
Al entrar, la IA lee el documento y rellena los campos. Es la parte que se ve.
Al preguntar, el agente consulta: «¿qué gastos tengo pendientes de pagar?», «¿cuánto llevamos en suministros este trimestre?». Y para el resumen fiscal cruza facturas y gastos y te da la base soportada y el IVA a compensar.
Los errores de la IA vienen traducidos: si no puede leer un documento te dice por qué en castellano, crédito agotado, servicio saturado, no un código de error.
De un cargo bancario creas el gasto con un clic, ya pagado y con la fecha valor. O cuadras un gasto con su movimiento.
Lo que has de pagar entra en la previsión de caja a 30, 60 y 90 días.
Cada trimestre te bajas el CSV de gastos con todas las columnas que pide, importable a A3, Contaplus o Sage.
El OCR ya lo hacen otros. Lo que cambia es que el sistema mira lo que tú no miras: que ese proveedor lleva tres subidas seguidas, o que esa factura ya la pagaste en marzo.
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Sí. Una foto del tique o el PDF de la factura, y el sistema lee el proveedor, la fecha, la base, el IVA y el total.
Sí. Al guardar mira si ya habías metido ese gasto y te avisa antes de que cuente dos veces.
Sí, con su IVA soportado. Están en el resumen de impuestos y gestoría y en el fichero para el programa de tu asesor.
Sí: «¿en qué gastamos más este trimestre?» y te da lo gastado por categoría. También te dice qué está pendiente de pagar a cada proveedor y marca un gasto como pagado cuando se lo dices.
Con una foto se ve lo que hace. Si tienes muchos proveedores recurrentes, es donde más se nota.
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