El correo, dentro del programa y pegado a cada cliente
Conectas tu cuenta de siempre y los correos aparecen junto a la ficha del cliente, sus facturas y sus llamadas. La IA lee, resume y te deja el borrador de respuesta escrito. Tú lo revisas y lo mandas. Es el correo de un ERP con inteligencia artificial: cuando la IA redacta, ya sabe si ese cliente te debe una factura.
El correo es donde se pierde la mitad del contexto de una empresa.
Lo que se habló con un cliente deja de estar en la bandeja de una persona. Cuando alguien se va o está de baja, su histórico se queda.
Abres la ficha del cliente y ves todo: los correos, los WhatsApp, las llamadas, los presupuestos. Sin cambiar de programa ni buscar en tres sitios.
Los borradores vienen escritos. Revisar y ajustar es mucho más rápido que redactar desde cero veinte veces al día.
Un cliente te escribe por correo, te llama, luego te manda un WhatsApp y al final firma un presupuesto. Cada cosa está en un sitio distinto y nadie tiene la conversación completa. Cuando hay una discrepancia, empieza la arqueología.
Y hay un problema peor: el correo del comercial es suyo. Si se va de la empresa, se lleva el histórico de sus clientes sin querer. No es mala fe, es que esa información nunca estuvo en ningún sitio común.
No hay que cambiar de dirección ni migrar nada. Se conecta la que ya usas.
Por IMAP y SMTP, que es como se conecta cualquier programa de correo. Sirve tu dominio propio, Gmail o el proveedor que uses.
El correo que llega de una dirección conocida aparece en la ficha de ese cliente. Sin etiquetar ni arrastrar nada a mano.
La de administración, la de comercial, la de soporte. Cada una con su firma y sus reglas, en la misma pantalla.
Organizas los correos como en cualquier gestor: carpetas, leídos, destacados. Lo que ya sabes hacer.
Escribes ahora y sale mañana a las nueve. Útil para no mandar correos a las once de la noche y parecer que no descansas.
Los ficheros que llegan quedan guardados y se pueden pasar al archivo de documentos del cliente.
Cada mensaje llega con el interés ya calificado, así que el orden de la mañana te lo da la propia lista.
Alto, medio, bajo o ninguno, con su color, en la misma fila del mensaje. No hay que abrirlo para saber si corre prisa, y puedes corregir la etiqueta si la IA se ha equivocado.
El remitente no se come el asunto y el asunto no se come el mensaje: ves las tres cosas de un vistazo, con el principio del texto a continuación.
Recibidos, destacados, programados, enviados, borradores y las carpetas que tú crees. Cada una con su contador de pendientes.
Por la mañana no abres treinta mensajes para ver cuáles importan: los que importan vienen marcados. Y el que viene de un cliente que ya tienes se engancha solo a su ficha, así que la próxima vez que alguien lo atienda verá toda la conversación anterior sin buscarla.
Revisa las faltas del texto y te enseña cada corrección para aceptarla o no. Si no hay ninguna, lo dice.
Propone otra redacción del mismo mensaje. La comparas y eliges: usar la nueva o dejarlo como estaba.
El campo Cliente ata el correo a su ficha aunque escribas a una dirección nueva. Así queda en su historial.
El reloj de abajo deja el correo preparado para la hora que quieras. Se ve en la carpeta Programado hasta que sale.
La ayuda a escribir funciona para quien redacta aunque el bot que responde correos esté apagado, y se activa o se desactiva en cada cuenta de correo.
Marcas con estrella el correo que te toca contestar. Sube a la carpeta de destacados y se queda ahí hasta que lo quites.
A las nueve, si tienes correos destacados de hace más de tres días sin contestar, recibes un aviso: cuántos son y cuántos días lleva esperando el más antiguo.
El filtro «Esperan respuesta» enseña solo esos. Es la lista de lo que debes, sin buscarla.
La IA lee lo que entra y te prepara la respuesta. No la manda: la deja en borrador para que la revises, la ajustes si hace falta y decidas tú. Es la diferencia entre ahorrar tiempo y perder el control de lo que sale con tu nombre.
Y responde como tú le digas: en el idioma que marques para cada cuenta, con tu firma y con las instrucciones que le escribas, «sé breve», «trata de usted», «no prometas plazos». Cada cuenta puede tener las suyas.
Para los correos largos, un resumen antes de abrirlo. Cuando llegan cuarenta al día, saber cuáles importan es la mitad del trabajo.
Para la pregunta rápida que no merece un correo y que ahora mismo va por el móvil personal de alguien.
Lo mismo que ya hacéis por WhatsApp: escribir, mandar un PDF o grabar un audio cuando explicarlo por escrito cuesta más que decirlo.
Sabes si el mensaje se ha entregado y si lo han leído. Se acaba el «¿te llegó lo que te mandé?» de media mañana.
Está en la misma pantalla donde estás facturando o mirando un proyecto. No hay que cambiar de aplicación para preguntar una cosa.
Casi todos los equipos acaban usando el WhatsApp del móvil de cada uno para trabajar. Funciona, hasta que alguien se va de la empresa: se lleva las conversaciones, los ficheros y las decisiones que se tomaron por ahí, y no hay forma de recuperarlas.
Con el chat dentro del ERP, lo que se habla se queda en la empresa. Y también se separa lo personal de lo laboral, que a partir de cierta hora se agradece por las dos partes.
Cuando redacta, sabe que ese cliente tiene una factura pendiente o un presupuesto sin contestar. La respuesta sale con esa información, no en el vacío.
Un correo puede ser el primer paso de una secuencia que se para sola en cuanto la persona contesta. Insistir sin ser pesado.
Las contraseñas de tus cuentas se guardan cifradas. Quien abriera el fichero de datos no leería nada.
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Con Gmail desde Integraciones, o con cualquier otra por IMAP y SMTP. La contraseña se guarda cifrada.
Cada cuenta, su firma y sus instrucciones para la IA: idioma, tono y lo que no debe prometer.
Crea las tuyas, por cliente o por tema. Los correos de clientes conocidos ya se enganchan solos a su ficha.
Puedes dejarla solo calificando y escribiendo borradores, que es lo más habitual, y tú decides qué sale.
No. Conectas la que ya usas y sigue funcionando igual en el móvil o en Outlook. ToolToDo lee y envía desde la misma cuenta.
No, si no lo configuras así. Lo habitual es que deje el borrador escrito y lo mandes tú después de revisarlo.
Sí. Administración, comercial, soporte. Cada una con su firma, sus reglas y sus carpetas, y se cambia de una a otra con el selector de arriba.
Busca un adjunto por su nombre o su fecha («el contrato que nos mandó Rius en mayo») y te dice qué pone, aunque sea un PDF escaneado. Te dice qué correos enviados siguen sin respuesta y desde cuándo, guarda un adjunto en la ficha del cliente y mueve o etiqueta correos. Para enviar o contestar, te pide un sí.
Pídenos una demostración, conecta tu correo y deja que la IA te prepare la respuesta del siguiente que entre.
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