Un empleado que ya se ha leído toda tu empresa
Un agente que sabe cuánto facturaste el mes pasado, quién te debe dinero y qué se dijo en la reunión del martes, y que además hace el trabajo: crea la factura, redacta el correo, manda el WhatsApp. Es el corazón de ToolToDo, un ERP con inteligencia artificial pensado para pymes.
Preguntas «¿qué proyectos van por encima del presupuesto?» y tienes la respuesta en segundos, no en una tarde de hojas de cálculo.
Le pide el presupuesto de lo que acaba de hablar con un cliente y sale enviado. Sin volver a la oficina.
«¿Qué facturas llevan más de 30 días sin cobrar?» y le ofrece mandar el recordatorio a todas de golpe.
Cualquiera puede poner un chat en un programa. Lo raro es que ese chat tenga permiso para mirar tus facturas, tu banco y tus proyectos a la vez, y para escribir en ellos.
«¿Qué proyectos van por encima del presupuesto?» Para contestarla hay que cruzar el proyecto, sus tareas, los fichajes de quien trabajó, las horas imputadas y el sueldo de cada persona. Cinco módulos para una frase. Con seis programas sueltos, eso es una tarde de hojas de cálculo. Aquí es una pregunta.
Le preguntas en lenguaje normal. No hay que aprender comandos ni saber en qué pantalla vive cada dato.
De sus 400 herramientas, 181 escriben: crea clientes, presupuestos, facturas y tareas, y envía correos y WhatsApp.
Le dices cómo trabajas o quién es quién, y lo recuerda en las siguientes conversaciones. No empiezas de cero cada vez.
Son funciones conectadas a los módulos que tengas activos. Si un módulo está apagado, sus herramientas desaparecen, y la IA no puede inventarse respuestas sobre algo que no ve.
Facturas pendientes, saldos del banco, oportunidades, presupuestos, proyectos, horas imputadas, tickets, reservas, clientes que se han enfriado.
Clientes, oportunidades, presupuestos, facturas, tareas e interacciones. Con la misma numeración y las mismas reglas que si lo hicieras tú.
Redacta correos y los deja en borrador para que los revises. Envía WhatsApp de texto o con plantilla aprobada por Meta.
Google Analytics, Search Console, Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads, reseñas de Google y la velocidad de tu web. Sin salir de la conversación.
Rentabilidad por proyecto, clientes inactivos, resumen fiscal del trimestre, estado de todos los proyectos. Lo que ningún programa suelto puede.
Encuentra lo que se dijo en una reunión grabada o en un hilo de WhatsApp. Busca dentro del contenido, no en los títulos.
Capturas de la pantalla del Agente IA con datos de una empresa de ejemplo. Se le escribe como a una persona del equipo y contesta con tablas, enlaces y propuestas.
Cuando la respuesta es una lista, sale como tabla: facturas, clientes, horas. Se lee de un vistazo y se copia a una hoja de cálculo si hace falta.
Crear un cliente o una factura le lleva un mensaje, pero antes te enseña cómo quedará. Tú dices sí, o corriges lo que no esté bien.
Al final de cada respuesta deja una sugerencia: reclamar la factura más antigua, preparar las llamadas, enviar el recordatorio.
Antes de enseñarle sus herramientas, el sistema aplica dos filtros: quita las de las integraciones que no tienes conectadas y quita las que ese usuario no tiene permiso para usar.
El motivo es práctico: una IA que no ve una herramienta no puede llamarla ni puede inventarse una respuesta sobre ella. Si tu comercial no ve las nóminas en el ERP, tampoco las ve preguntándoselo al agente.
Las acciones que tienen consecuencias no se ejecutan solas. Se quedan pendientes de tu aprobación y tú decides.
Lo mismo con los correos: la IA los redacta y los deja en borrador. Nunca sale un correo tuyo que no hayas leído.
Cuando el agente crea una factura, pasa por el mismo sitio que si la crearas tú: coge el número de la serie oficial, aplica las condiciones de pago del cliente y respeta el sellado fiscal.
Y cuando imputa horas a un proyecto, topa con el mismo límite que una persona: no puede imputar más horas de las que se han fichado. La regla está en la base de datos, no en el formulario.
Esto importa más de lo que parece: significa que los datos que genera la IA son tan fiables como los que metes a mano.
Es el problema de fondo de cualquier asistente que ejecuta: que te diga «ya está enviado» y no lo esté. Aquí eso no puede pasar, porque se comprueba antes de que la respuesta te llegue.
Si afirma haber guardado un borrador, creado una ficha o enviado un correo sin haberlo hecho, la respuesta se bloquea antes de llegar a ti. No hay «creía que lo había hecho».
Nada de responder de memoria. Cuando le preguntas por tus reuniones, tus facturas o tus clientes, va a buscarlo, y lo que busca depende de lo que le hayas pedido.
«Las facturas de este mes» o «la reunión de mañana» quieren decir algo distinto cada día. El agente sabe qué día es hoy, y se acuerda de lo que ya habéis hablado en la misma conversación.
El agente está donde estés trabajando, y las mismas herramientas se comparten entre los tres canales: una función nueva aparece en los tres a la vez.
Le hablas desde cualquier pantalla. Ve lo que estás mirando y actúa sobre ello.
Dentro de ToolToDo le hablas y te contesta con tus datos. Al teléfono, el agente de voz atiende con sus propias reglas.
Por MCP, el estándar abierto que usan Claude y n8n. Conectas la tuya con un token y trabaja aquí dentro.
Hay un segundo acceso pensado para el portal del cliente: con un token, tus clientes conectan su propia IA a sus facturas, presupuestos, proyectos y tickets. Te preguntan a ti menos y quedan mejor atendidos.
Conectas Google Drive, Dropbox o los dos, y el agente trabaja con lo que ya tienes guardado ahí, sin moverlo de sitio ni subirlo otra vez.
Puedes tener Google Drive y Dropbox conectados al mismo tiempo, cada uno con su cuenta. El agente los ve como dos cajones del mismo armario.
Copiar, mover, crear carpetas y pasar archivos de un almacén al otro. Una migración de Dropbox a Drive deja de ser un fin de semana perdido.
Un contrato, una factura de proveedor o una hoja de cálculo se abren dentro del programa. No hace falta bajarlo al ordenador para ver qué pone.
Escribes lo que buscas y lo localiza en el almacén que sea, sin abrir la carpeta correcta ni acordarte de cómo lo llamaste.
Le pides un resumen de lo facturado o de las horas del equipo y te lo deja como hoja en tu Drive, lista para compartir con quien haga falta.
Un documento de tu Drive puede pasar a ser conocimiento de un asistente RAG: a partir de ahí contesta con lo que pone ahí dentro.
Además de contestar cuando le preguntas, el agente puede tener encargos fijos que se ejecutan a la hora que marques, o cuando pasa algo concreto en la empresa.
Las reuniones de hoy, las facturas vencidas y las que vencen en tres días, las tareas del día, los presupuestos por caducar y las oportunidades paradas. Seis módulos, un mensaje.
Informes semanales, avisos de impagos, seguimiento de lo que lleva tiempo parado. Cada ejecución queda registrada con su resultado.
Se pueden disparar con un evento: presupuesto aceptado, factura pagada, ticket abierto. La tarea se ejecuta sola en ese momento.
El miedo razonable con la IA es que se dispare la factura sin que sepas por qué. Aquí eso no puede pasar.
Hay tres niveles de modelo configurables: uno para redactar, otro para procesar y otro para razonar. No pagas un modelo caro para una tarea que resuelve uno rápido.
Y cada llamada queda registrada: funcionalidad, modelo, tokens de entrada y de salida, tokens de caché y día. Sabes exactamente en qué se va el gasto y puedes ajustarlo, o apagar la IA en el módulo que no te compense.
Una IA genérica no sabe nada de tu empresa: le tienes que pegar los datos a mano y luego copiar la respuesta a donde toque. Aquí los datos ya están dentro, y la respuesta se convierte en una factura de verdad.
El de la mayoría de ERP es un chat de ayuda: te explica dónde está cada botón. Este pulsa el botón.
Conectar una IA a tu facturación por tu cuenta son semanas de trabajo y un riesgo de seguridad. Aquí viene con los permisos, los límites y el registro de gasto ya puestos.
Sigue por aquí: Automatizaciones y MCP · Asistentes RAG · Agente de voz · Habilidades y MCP · Memoria del agente · Tareas de IA · Clientes y ventas
Claude, de Anthropic, para el texto, y un modelo de voz en tiempo real para hablar. La pantalla de habilidades enseña cuál está activo en cada momento.
No. Cada herramienta recibe la empresa en la que se ejecuta y no puede salir de ella. En una cuenta con varias empresas, el agente trabaja en la que tienes abierta.
Sí. Lo que crea o cambia pasa por el mismo camino que si lo hicieras tú, así que queda en el registro de actividad como cualquier otro cambio.
Sí, el chat con el agente está también en el Starter. Lo que cambia es sobre cuántas cosas puede trabajar: solo tiene las herramientas de los módulos que tengas activos. Lo explicamos en planes y precios.
Cada llamada a la IA queda registrada con su funcionalidad, su modelo y sus tokens. En la configuración de la IA eliges qué modelo usa cada tipo de tarea, o apagas la IA en el módulo que no te compense.
Sí, desde el navegador del móvil, escribiendo o hablando. Las tablas se adaptan al ancho de la pantalla.
El chat de la mayoría de programas te explica dónde está cada botón. Un ERP con inteligencia artificial como ToolToDo pulsa el botón: consulta la factura, la crea, concilia el cobro o manda el recordatorio, con los mismos permisos que tendrías tú en pantalla.
La mejor forma de entenderlo es preguntarle algo que solo tu empresa pueda responder. Sin instalación y sin migraciones complicadas.
Funcionalidades
Blog
Iniciar sesión