Documentos que se encuentran porque saben de quién son
Cada fichero colgado de su cliente, su proyecto o su tarea, no en una carpeta compartida donde nadie sabe qué hay. El sistema los lee por dentro, así que el buscador encuentra un contrato por una frase que contiene, no por cómo se llama el archivo. Y en un ERP con inteligencia artificial también le puedes pedir a la IA que te lo busque y te lo resuma.
El tiempo que se pierde buscando un documento no aparece en ningún informe, pero está.
Los papeles de la empresa dejan de estar en el ordenador de alguien. Cuando esa persona no está, el contrato sigue encontrándose.
Abres la ficha del cliente y ahí está todo lo suyo: su contrato, su propuesta, el pliego que mandó. Sin buscar en el correo.
Los ficheros de cada proyecto, con el proyecto. Cuando entra alguien nuevo al equipo, encuentra el material sin preguntar.
Por el nombre. «contrato_final_v2_BUENO.pdf» dentro de «Clientes/2024/varios». Está guardado, pero encontrarlo exige recordar quién lo subió y con qué criterio. Al año siguiente ya nadie se acuerda.
Y por el sitio. El presupuesto que mandó el cliente está en el correo de comercial, el contrato firmado en el escritorio de administración y el pliego técnico en el ordenador de quien lo ejecuta. Nadie tiene la carpeta completa porque no existe.
Subes el fichero desde la ficha del cliente y ahí se queda, junto a sus facturas, sus correos y sus llamadas. No hay que decidir en qué carpeta va.
Los planos de una obra en su proyecto, el pliego de una tarea en la tarea. Donde lo va a buscar quien lo necesite.
Contratos, presupuestos recibidos, documentación técnica, lo que uséis. Las categorías las defines tú, no vienen impuestas.
Los documentos se procesan para extraer su contenido. Un PDF escaneado deja de ser una imagen opaca y pasa a ser texto que se puede buscar.
Buscas una frase del contrato y aparece el contrato, aunque el fichero se llame «doc1.pdf». Es la diferencia entre archivar y encontrar.
El agente tiene una herramienta para consultar los documentos guardados: nombre, tipo, categoría y a qué cliente pertenecen.
El de ToolToDo y, si los conectas, Google Drive y Dropbox. Se cambia de uno a otro con un clic, sin salir del programa.
El buscador de la columna busca dentro del almacén que tienes abierto, sin ir carpeta por carpeta.
«Subir documentos» y «Carpeta nueva» arriba a la derecha. Lo que subes en la carpeta de un cliente aparece en su ficha.
Las carpetas a la izquierda, los archivos en el centro y el documento abierto a la derecha. Sin descargar nada para ver qué es.
Creas la estructura que ya usas, por cliente, por año, por tipo, y la cuelgas de un cliente o de un proyecto. Mover y renombrar, como en cualquier explorador.
PDF, imágenes y los formatos de oficina se previsualizan al lado de la lista. Un clic en el ojo y lo tienes delante, sin descargar ni salir de la pantalla.
Lo que subes tú, lo que llega de Drive o Dropbox y los adjuntos de los correos, en el mismo explorador y con las mismas carpetas.
Y el Agente IA también trabaja con ellos. Puede buscar dentro de los documentos de la empresa, leer uno y responder con lo que pone, crear carpetas, archivar un fichero donde toca o guardar un adjunto del correo como documento del cliente. Son más de veinte herramientas dedicadas solo a esto, dentro de las que tiene el agente.
Del correo. El adjunto que manda un cliente se guarda con su ficha en lugar de quedarse enterrado en un hilo de hace ocho meses.
De WhatsApp. La foto del albarán o el PDF que envía un proveedor por el móvil entra en el sistema, no en la galería del teléfono de alguien.
Y los que genera el programa. Las facturas en PDF, los presupuestos firmados con su sello de tiempo, los informes de jornada. Se archivan solos donde toca.
Quien no ve un cliente no ve sus documentos. En una carpeta compartida, o se ve todo o hay que montar una estructura de permisos aparte que nadie mantiene.
Con varias sociedades, los documentos de cada una van por su lado. No hay manera de que se crucen.
Están guardados en tu cuenta y se descargan. La puerta de salida es una función normal, no un favor.
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encuentra un contrato por una frase que contiene, no por el nombre del fichero
lo que subes tú, lo que llega por correo o WhatsApp, y lo que genera el programa
cada documento cuelga de donde lo va a buscar quien lo necesite
No. Se conectan y se ven desde aquí, en su sitio. Si quieres, puedes copiar o mover ficheros entre almacenes.
Los lee y los deja buscables por su contenido. Y el Agente IA los consulta cuando le preguntas por un contrato o una factura de proveedor.
Los permisos son los del ERP: quien no ve un cliente tampoco ve sus documentos.
Sí. Pone un documento en su carpeta, lo vincula a un cliente, un proyecto o una tarea, crea carpetas y guarda como documento el resumen o el acta que te haya escrito. Para mover o copiar entre Drive y Dropbox, o para borrar, te pide un sí.
Pídenos una demostración, sube un PDF a la ficha de un cliente y búscalo por algo que ponga dentro. Verás la diferencia.
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