Facturación, clientes, control horario, proyectos, compras, banca, WhatsApp y llamadas: el ERP que gestiona la empresa entera, no una parte. Y todo atravesado por una IA que conoce tus datos — no un chat aparte, sino un agente con 76 herramientas que consulta, redacta y ejecuta. Activas solo lo que necesitas. Esta es la lista completa.
Durante años, cada necesidad de la empresa se resolvió con una herramienta distinta: facturación, agenda, WhatsApp, hojas de cálculo… El problema es que ninguna estaba pensada para trabajar con las demás.
El resultado son datos duplicados, información repartida y varios programas que aprender. No se hizo mal, simplemente se fueron sumando herramientas.
Un ERP reúne toda la empresa en un solo lugar. En ToolToDo, los datos de un cliente sirven para facturar, las reservas aparecen en el calendario y las horas de un proyecto pueden pasar directamente a la factura.
Y al estar todo conectado, la IA puede trabajar con toda la empresa: clientes, facturas, proyectos, horas, reservas y conversaciones.
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La diferencia entre preguntarle a una IA genérica y preguntárselo a la tuya es que la tuya sabe cuánto facturaste el mes pasado, quién te debe dinero y qué proyecto va tarde. Y además puede actuar.
«Hazme el presupuesto de lo que hablamos con este cliente y envíaselo» es una frase, no diez minutos de formularios. La IA deja de ser una curiosidad y pasa a ser trabajo hecho, porque tiene acceso real a tus facturas, tus clientes y tu banco.
Pregúntale en lenguaje normal y responde con los datos reales de tu empresa. Pero sobre todo: ejecuta. Dispone de 76 herramientas conectadas a los módulos que tengas activos, y las mismas están disponibles por MCP para el agente que ya uses.
Automatizaciones que se ejecutan solas en el horario que marques: informes periódicos, avisos de facturas vencidas, resúmenes de la semana, seguimiento de oportunidades paradas.
Cada ejecución queda registrada con su resultado, así que sabes qué se hizo y cuándo. Y las acciones delicadas pueden quedar pendientes de tu aprobación en lugar de ejecutarse solas.
Asistentes entrenados con tus propios documentos. Subes manuales, contratos o procedimientos y responden citando tu documentación, no información genérica de internet.
Se pueden asignar por departamento o por usuario, así que cada equipo tiene el suyo con la documentación que le toca.
Un agente que atiende o realiza llamadas telefónicas hablando. Cada llamada queda grabada, transcrita y resumida, con la intención del interlocutor detectada automáticamente.
Con campañas de llamadas salientes sobre tus listas de contactos y estadísticas de resultado.
Publica un asistente en tu web para que atienda a tus visitantes. Responde solo con la documentación que le das: no toca los datos del ERP.
Las acciones delicadas no se ejecutan solas: la IA las deja esperando tu visto bueno. Tú decides qué hace sin pedir permiso y qué no.
Subes la factura de un proveedor y la IA lee el importe, el impuesto, la fecha y el emisor. Se acabó teclear datos de un PDF.
No empieza de cero cada mañana. Lo que le contaste la semana pasada —cómo trabaja tu empresa, quién es quién, qué prefieres— sigue ahí cuando vuelves a preguntar.
Escribes tres letras y encuentra el cliente, la factura, el proyecto o el documento, estén donde estén. Lo mismo que sabe el agente, pero buscando tú.
Le enseñas cómo trabaja tu empresa y lo aplica. Y con MCP se conecta a herramientas de fuera para hacer cosas que no están en el programa.
La IA es configurable, no una caja negra. Eliges tres niveles de modelo según la tarea —redacción, procesamiento y razonamiento— para no pagar un modelo caro cuando basta uno rápido. Y cada llamada queda registrada: funcionalidad, modelo, tokens de entrada y salida, tokens de caché y día. Sabes exactamente en qué se gasta y puedes ajustarlo.
El sistema te avisa en rojo de cada cliente que lleva más de dos semanas sin contacto, y cuando ganas la venta el presupuesto y la factura ya salen solos con sus datos. Nadie vuelve a teclear lo mismo tres veces.
Etapas propias, valor estimado y probabilidad de cierre. Los que llegan de WhatsApp, correo o una llamada ya vienen con su nivel de interés puesto. Cuando ganas, conviertes el lead en cliente de un clic y se lleva todo su historial.
Vista kanban del embudo. Arrastras una ficha de columna y la etapa se actualiza, sin formularios ni recargas. Cada tarjeta lleva el valor y la fecha del último contacto.
Cadencias que mezclan correo y WhatsApp, cada paso con su espera. Si el cliente contesta por WhatsApp, la secuencia se para sola: nadie recibe un recordatorio de algo que ya ha respondido.
Del presupuesto a la factura sin volver a teclear nada. La IA puede redactarlo y enviarlo por correo en un solo paso.
Le envías un enlace, firma con el dedo en el móvil y ya está: sin registrarse, sin imprimir, sin escanear. Se guarda la firma, el correo, la fecha y la IP, el presupuesto pasa a aceptado solo y queda el PDF firmado archivado.
Tu catálogo con precio de venta, coste y margen. Cuando un proveedor sube precios, actualizas todos los productos de golpe manteniendo tu margen.
Series propias, facturas recurrentes y rectificativas. Con Verifactu de serie, sin plugin ni coste aparte: cada factura se firma y se encadena como exige la ley.
La factura vencida se reclama sola: avisa 7, 3 y 1 día antes del vencimiento, y reclama a 1, 7, 14 y 30 días después. Nadie de tu equipo tiene que hacer de cobrador.
Tu cliente entra con su acceso y ve sus facturas, sus presupuestos y sus documentos cuando le hace falta. Menos llamadas preguntando «¿me pasas la factura de mayo?».
Datos fiscales, condiciones de pago, mandato SEPA, historial y toda su situación económica en una ficha. Con detección de clientes inactivos para que ninguno se enfríe sin que te enteres.
Todo lo que ha pasado con un cliente en una línea de tiempo: la llamada, el correo, el presupuesto, la reunión grabada y la factura. La mayoría se apuntan solas — envías un presupuesto y ya está en su ficha, con número e importe.
Tus clientes abren incidencias desde su portal y siguen el hilo. Si contestan a uno marcado como resuelto, el ticket se reabre solo.
Qué has facturado, qué te deben, qué has de pagar a proveedores y qué tienes en el banco, con previsión a 30, 60 y 90 días. Las facturas se reclaman solas, los gastos se leen de la foto del tique, y cada trimestre tu asesor recibe los números cuadrados sin que montes una hoja de cálculo.
Emisión, envío y cobro. Reclama sola los impagados: hasta 7 avisos por factura, 7, 3 y 1 día antes del vencimiento y 1, 7, 14 y 30 días después. Con cobros parciales y envío masivo por correo.
Cada factura se sella con una huella SHA-256 encadenada a la anterior y lleva el QR de verificación de la AEAT en el PDF, en modo Conservación según el RD 1007/2023.
Cuotas e igualas mensuales, trimestrales o anuales. Cada mañana a las 7:00 se generan solas y, si lo activas, se envían al cliente sin que nadie haga nada.
Conexión con tu banco vía PSD2. Los movimientos entran solos y, por cada ingreso, el sistema te propone primero las facturas con importe parecido. De un cargo bancario creas el gasto con un clic.
Qué has cobrado, qué te deben y qué has de pagar, con previsión de cobros y pagos a 30, 60 y 90 días y aviso de las facturas que vencen esta semana.
Entra una transferencia y se cruza sola con la factura que le corresponde. La deuda del cliente baja en el momento, sin que nadie repase el extracto a mano cada semana.
Haz una foto del tique y la IA rellena proveedor, NIF, número, base, fecha y hasta el tipo de IVA. Y te avisa si un proveedor te ha subido el precio, si la factura está duplicada o si el importe es anómalo.
Notas de entrega que se convierten en factura sin volver a teclear las líneas, con filtro de lo entregado y aún no facturado.
Informe de antigüedad de la deuda por tramos, días medios reales de cobro y tasa de conversión de presupuestos.
Lo que va a entrar y lo que va a salir en los próximos tres meses, calculado con tus facturas pendientes de cobrar y tus gastos previstos. Para ver el agujero antes de caer en él.
Series independientes con numeración correlativa sin huecos, que es lo que exige la ley. Una por cada tipo de documento si lo necesitas.
Base repercutida, soportada, IRPF retenido y el resultado: a ingresar o a compensar. Los números cuadrados antes de que los vea tu asesor.
Eliges el trimestre y te bajas dos CSV listos para el asesor: facturas emitidas y gastos, con todas las columnas que te va a pedir. Antes de descargar ves el resultado del IVA del periodo.
Pedidos a proveedor con fecha prevista de entrega y control de lo recibido. Cuando llega la factura, conviertes el pedido en gasto con un clic y no reescribes nada.
Ficha con NIF, IBAN, forma de pago y mandato SEPA, con el histórico de todo lo que le has comprado.
Existencias por almacén con stock mínimo y aviso cuando hay que reponer, ubicación en estantería y traspasos entre almacenes.
Guardas el mandato de cada cliente y sus condiciones de pago en su ficha. Las facturas salen ya con la forma de cobro que le corresponde, sin preguntar cada vez.
Embudo, valor ponderado (lo que vale de verdad tu cartera, no la suma optimista) y objetivos por comercial con su porcentaje de consecución.
Cada WhatsApp, correo o llamada que entra llega ya calificado por la IA — Alto, Medio, Bajo o Sin Interés — con una nota de por qué. Y todo queda en la ficha del cliente, no en el móvil de quien lo atendió: cualquiera del equipo puede coger la conversación donde se dejó, aunque sea su primer día.
WhatsApp Business con Meta o Twilio: conversaciones, plantillas aprobadas y envíos programados. Cada conversación llega calificada y con una nota de la IA sobre qué quiere esa persona.
Tu buzón IMAP dentro del ERP, con carpetas y cuentas múltiples. La IA califica cada correo que entra, decide si merece respuesta y te deja el borrador escrito para que lo revises.
Como WhatsApp pero dentro del ERP: texto, ficheros, notas de voz y doble check de leído. La conversación del equipo, al lado del trabajo del que se habla.
Llamadas atendidas o realizadas por el agente de voz, con transcripción, resumen e intención detectada. Con campañas y estadísticas de resultado.
Le das a grabar desde el navegador — sin instalar nada — y al colgar tienes el acta escrita: resumen, puntos clave y quién se ha comprometido a qué. Si se han hablado precios, te deja el presupuesto preparado.
Tus clientes ven sus facturas, presupuestos y proyectos, y abren incidencias. Puedes entrar como ellos para ver lo que ven. Y si quieren, consultan sus facturas, presupuestos, proyectos y tickets desde su propia IA con un token.
Le das a grabar desde el navegador, sin instalar ni descargar nada. Cuando acabas, la IA transcribe con Whisper y te devuelve el acta hecha:
El resumen de lo que se habló y se decidió. Los puntos clave. Y las tareas pendientes con nombre y fecha — quién se comprometió a qué y para cuándo, sacado de lo que se dijo en voz alta.
Si en la reunión se hablaron precios o servicios, además te prepara el presupuesto: conceptos, cantidades e importes. Un botón y se convierte en un presupuesto de verdad, con su número de serie, listo para enviar.
La grabación queda pegada al cliente, al proyecto y a la cita del calendario. Después el buscador y el Agente IA la encuentran: preguntas qué se dijo de un tema y te lo saca de la transcripción. Lo que se habló deja de depender de quién tomaba notas.
La IA lee lo que entra y le pone una etiqueta: 🔥 Alto Interés cuando piden precio o cita, 🟡 Medio Interés si hay interés pero con dudas, 🔵 Bajo Interés si las respuestas son vagas, y ⚪ Sin Interés cuando no hay nada que rascar. Siempre con una nota explicando por qué.
El listón lo pones tú. Decides a partir de qué nivel se crea el cliente potencial: solo los calientes, o también los templados. Así el CRM no se llena de gente que nunca va a comprar.
Y la etiqueta la puedes cambiar a mano cuando conoces al cliente mejor que la máquina. Al hacerlo, cambia en todas partes: en la conversación de WhatsApp, en las llamadas y en su ficha. Un solo nivel por persona, no uno por canal.
Quién trabaja ahora, quién está de vacaciones, qué proyectos van tarde y qué citas hay hoy: todo en una pantalla. Se ficha desde el móvil, un QR en la pared o por WhatsApp, y esas horas se reparten entre proyectos: sabes qué te ha costado cada trabajo y las pasas a factura sin recontarlas, con la garantía de que no se cobran dos veces.
Cuatro formas de fichar: la pantalla, el bloque del escritorio, un QR colgado en la pared y «entrar» por WhatsApp. Todas aplican la misma regla, así que nadie tiene horas distintas según por dónde fichó. Al entrar dices en qué tarea trabajas, o lo repartes después desde el panel. Informe mensual con el sello del RD-ley 8/2019, listo para inspección.
Tareas, estados y las horas que de verdad se han dedicado, no las que alguien calculó a ojo. Ves las horas hechas al lado de las presupuestadas y lo que te ha costado en euros, calculado con el sueldo de quien ha trabajado. El avance se actualiza solo al mover una tarjeta.
Vista de tablero para las tareas de proyecto. Arrastras y el estado se actualiza.
Ficha de cada persona del equipo, con sus datos, su departamento y su histórico.
El trabajador pide, tú apruebas. Los días laborables se cuentan solos descontando fines de semana, y al aprobarse aparece en el calendario de la empresa.
Sincronizado con Google Calendar, con enlaces de Meet automáticos. El aviso de la cita del lunes sale el viernes, no el domingo: respeta los días hábiles.
Reservan según tu disponibilidad real, 24 horas al día, y la cita entra sola en el calendario. Por WhatsApp pueden confirmar, cancelar o cambiar la hora: el sistema les ofrece los huecos libres.
Sube la factura de un proveedor, la IA la lee y creas el gasto contabilizado con un clic: emisor, NIF, base, IVA y fecha ya puestos.
Un tablero de post-its que arrastras donde quieras, también por voz. Con alarmas que suenan desde cualquier pantalla del ERP y se pueden posponer.
QR artísticos generados con IA para tus campañas, con redirección propia y estadísticas de escaneos. Y QR de fichaje para colgar en cada centro u obra.
Entra con tus datos de siempre y sal cuando quieras. Sin quedarte atrapado en la herramienta.
Clasificas los gastos como te convenga a ti, no como venga de serie. Después las estadísticas te dicen en qué se va el dinero.
Y con la IA leyendo los datos de todas estas fuentes para decirte qué está funcionando.
Google, Meta, LinkedIn, WhatsApp y tu banco vienen conectados. Y lo que no esté: lo enchufas tú con Make o Zapier, o con tu propia IA. En lugar de esperar a que alguien lo programe, montas el flujo que necesitas.
Conecta ToolToDo con Make, Zapier o n8n y elige de qué quieres enterarte: factura pagada, presupuesto aceptado, ticket abierto, fichaje…
El estándar abierto que usan Claude y n8n: tu propia IA consulta y trabaja dentro del ERP, con token por empresa.
Calendar, Drive y Hojas de cálculo conectados. La IA lee y escribe en tus hojas para los informes que te montes.
Auditoría SEO de todo tu web con nota del 0 al 100, detectando lo que no tiene meta descripción o lleva más de dos años sin tocar. Y de cada problema sale una tarea asignada.
Diseña tu embudo de ventas por etapas y publica según el plan. Cuando alguien comenta una palabra clave, le respondes y le mandas un DM automáticamente: el comentario se convierte en conversación.
Reseñas de tu ficha de Google con respuestas redactadas por IA, estadísticas de presencia local y códigos QR para pedirlas.
El Agente IA lee directamente Google Analytics, Search Console, Google Ads, Meta Ads y LinkedIn Ads, puede modificar campañas y analizar la velocidad de tu web. También trabaja con Google Drive y Hojas de cálculo: crea, lee y actualiza hojas para tus informes.
Pones la dirección de un webhook de Make, Zapier o n8n y eliges de qué quieres enterarte. Cada vez que pasa algo en ToolToDo, salen los datos hacia allá.
Factura pagada → aviso al Slack del equipo. Presupuesto aceptado → tarjeta en Trello. Reunión transcrita → resumen en Notion. Con Make o Zapier al otro lado, eso son miles de aplicaciones, no una lista cerrada.
Eliges de qué te avisa: cliente nuevo, factura pagada o vencida, presupuesto aceptado o rechazado, reunión lista, ticket abierto, fichaje de entrada y salida, oportunidad ganada o perdida… Cada aviso va firmado, igual que los de Stripe, y desde la misma pantalla pruebas que la conexión funciona.
No hace falta que aprendas la nuestra: usa la que ya tienes.
Es el protocolo abierto que usan Claude, n8n y cada vez más herramientas de IA. Conectas la tuya con un token y trabaja dentro de tu ERP: te dice qué facturas están pendientes, busca un cliente, redacta un correo — y también crea la factura, el presupuesto o la tarea. No es solo leer.
Y hay un segundo endpoint para tus propios clientes: desde el portal conectan su IA a sus facturas, presupuestos, proyectos y tickets. Te preguntan a ti menos y quedan mejor atendidos.
Integraciones disponibles: Google Calendar · Google Drive y Sheets · Google Analytics · Search Console · Google Ads · Google My Business · Meta Ads · Instagram · LinkedIn Ads · WhatsApp Business (Meta y Twilio) · WordPress · bancos vía PSD2 · correo IMAP y SMTP
Son capacidades del propio ERP: están desde el primer día, en todos los planes, sin configurar nada.
Nada de esto se configura ni se contrata aparte: el buscador, el escritorio, los avisos y el resumen de la mañana están desde que entras. Y lo mismo en todos los planes.
Escribes un nombre y sale todo: sus facturas, sus proyectos, sus correos, y también lo que se dijo en un WhatsApp o en una reunión grabada. Busca dentro del contenido, no solo en los títulos.
Cada persona monta su pantalla de inicio con los bloques que le interesan: caja, facturas por cobrar, agenda de hoy, embudo comercial, alerta de stock. El comercial y quien lleva la administración no ven lo mismo.
Cada día, antes de empezar, la IA te deja escrito lo que tienes: las reuniones de hoy, las facturas vencidas y las que vencen en tres días, las tareas del día y los presupuestos por caducar. Sin abrir cinco pantallas para enterarte.
El sistema vigila solo: te avisa de la reunión que empieza dentro de una hora y de cada ticket urgente que entra, sin que tengas que estar mirando la pantalla.
Le dices cómo trabajas, quién es quién o qué prefieres, y lo recuerda en las siguientes conversaciones. No empiezas de cero cada vez.
Tu logo y tu color en toda la aplicación. Y las facturas en PDF a tu gusto: tipografía, texto de pie, condiciones de pago y datos bancarios.
Lo que se mueve en tu mercado, en el escritorio. Sin salir a buscarlo.
El Agente IA está en todas las pantallas, no en una sección aparte. Le pides algo y lo hace, con las 76 herramientas de los módulos que tengas activos.
No es una app aparte con la mitad de las cosas: es el ERP entero adaptado a la pantalla del móvil. Fichas, consultas una factura o respondes un WhatsApp desde donde estés.
Si guardas datos de personas — nombres, DNI, nóminas — la Agencia de Protección de Datos puede pedirte que demuestres tres cosas: quién ha visto cada dato, qué hiciste cuando alguien pidió borrarlo, y cómo lo tienes protegido.
No hay que contratar nada más ni llevar un registro aparte. ToolToDo aplica las medidas técnicas que piden la ISO 27001 y el RGPD, y las tienes a mano desde el menú.
Cada cambio en una factura, un cliente o una ficha de personal queda apuntado: quién, cuándo, desde qué dirección y qué valor había antes.
Doble factor con Google Authenticator, 1Password o la app que uses. Si te roban la contraseña, sin tu móvil no entran.
Salarios, DNI y números de la Seguridad Social del personal; NIF y cuenta bancaria de clientes. Quien abriera el fichero de datos no leería nada.
Escribes su correo y te bajas un fichero con todo lo que tienes de él, listo para enviárselo. Es el derecho de acceso y portabilidad del RGPD, resuelto sin salir del programa.
Y si lo que pide es que lo borres, ToolToDo anonimiza en vez de destruir: los datos personales desaparecen de todas las fichas a la vez, pero las facturas se quedan con sus importes y su número de serie. Es lo que exige la ley fiscal, y es la diferencia entre cumplir con la Agencia de Protección de Datos y tener un problema con Hacienda.
El registro de actividad también se limpia solo: los accesos al cabo de un año, los cambios de datos a los tres. Guardar datos personales para siempre tampoco es legal.
Una asesoría no necesita almacén ni una constructora páginas de reserva. Enciendes los módulos que te sirven y el resto ni aparece en el menú, así que nadie se pierde entre pantallas que no le tocan.
Una asesoría no necesita lo mismo que un taller. Cada empresa enciende solo lo que va a usar y no paga por el resto.
Decides qué pantallas ve cada departamento y cada persona. El comercial entra y ve sus oportunidades; administración, las facturas. Nadie ve las nóminas ni los márgenes si no le corresponde.
Aplicación web, sin instalación. Desde el ordenador, la tablet o el móvil, con los datos en la nube y copias de seguridad.
Varias sociedades con los datos separados y un desplegable para cambiar de una a otra. Disponible en el plan Enterprise.
Interfaz en castellano y catalán, con el idioma configurable por persona. Cada uno trabaja en el suyo.
Importa tus datos de siempre y expórtalos cuando te convenga. Sin quedarte atrapado en la herramienta.
Sin instalación y sin migraciones complicadas. Si prefieres que te lo enseñemos sobre tu caso concreto, agenda una reunión y lo vemos juntos.
